Задачи
Поручения
В чем проблема?
Если давать всего по три поручения каждую неделю, то в случае, когда у вас пять подчиненных, получится 60 поручений в месяц. Удержать в голове такое количество информации проблематично. Подчиненные наверняка будут игнорировать сроки, не будут планировать работу и даже могут «забывать» некоторые из поручений, если у вас не организован их учет. Наоборот, если у вас есть информационная платформа, где фиксируются все задачи, целевые сроки, планы действий и достигнутые результаты — детально контролировать их работу вам не составит труда.
Если давать всего по три поручения каждую неделю, то в случае, когда у вас пять подчиненных, получится 60 поручений в месяц. Удержать в голове такое количество информации проблематично. Подчиненные наверняка будут игнорировать сроки, не будут планировать работу и даже могут «забывать» некоторые из поручений, если у вас не организован их учет. Наоборот, если у вас есть информационная платформа, где фиксируются все задачи, целевые сроки, планы действий и достигнутые результаты — детально контролировать их работу вам не составит труда.
Как следует работать с подчиненными?
Требуйте от подчиненных планировать срок исполнения, действия и требуемые ресурсы, фиксировать промежуточные результаты, и регулярно отчитываться о достигнутых результатах. Если подчиненные всячески выполнять эти требования — увольняйте, они не намерены работать.
Требуйте от подчиненных планировать срок исполнения, действия и требуемые ресурсы, фиксировать промежуточные результаты, и регулярно отчитываться о достигнутых результатах. Если подчиненные всячески выполнять эти требования — увольняйте, они не намерены работать.
Как изменить исполнителя?
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите нового исполнителя.
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите нового исполнителя.
Как создать поручение нескольким подчиненным?
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите несколько исполнителей. После сохранения поручение появится у каждого подчиненного.
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите несколько исполнителей. После сохранения поручение появится у каждого подчиненного.
Планирование
Почему важно правильно определить тип задачи?
Подчиненные склонны упрощать свою работу. К задачам они относятся как к действиям, не создают детального плана и не планируют бюджет расходов. Возникающие проблемы они недооценивают и решают их поверхностно и иррационально. Чтобы исключить ошибки при планировании, мы предлагаем подчиненным указывать тип задачи. Если подчиненный ошибся или схитрил, руководитель всегда может изменить тип и протокол задачи.
Подчиненные склонны упрощать свою работу. К задачам они относятся как к действиям, не создают детального плана и не планируют бюджет расходов. Возникающие проблемы они недооценивают и решают их поверхностно и иррационально. Чтобы исключить ошибки при планировании, мы предлагаем подчиненным указывать тип задачи. Если подчиненный ошибся или схитрил, руководитель всегда может изменить тип и протокол задачи.
Как приложить файл в задачу?
Просто перетяните файл мышкой с рабочего стола на нужный блок в планировании или в комментарии.
Просто перетяните файл мышкой с рабочего стола на нужный блок в планировании или в комментарии.
Подчиненный должен согласовывать свои планы?
Решать вам. На наш взгляд, если поручение требует времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать созданный им план действий и бюджет с руководителем. Как говорится: доверяй, но проверяй.
Решать вам. На наш взгляд, если поручение требует времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать созданный им план действий и бюджет с руководителем. Как говорится: доверяй, но проверяй.
Результаты работы
Зачем подчиненным создавать отчет о результатах в виде документа AGM?
В некоторых случаях отчет подчиненного может содержать в себе не только текст или изображения, но и много различных файлов. Обычно такие отчеты отправляют по почте, а файлы прикладывают к письму. Такое предоставление информации крайне неудобно для просмотра. Редактор AGM решает эту проблему. Он позволяет прикладывать любые виды файлов прямо в тексте документа. Пересылать пачку файлов по почте нет необходимости. Просто поручите подчиненным создавать отчеты и рабочие записки используя редактор AGM. Такие отчеты будут приложены прямо в задаче, т.е. будут находиться именно в том месте, где они должны и быть.
В некоторых случаях отчет подчиненного может содержать в себе не только текст или изображения, но и много различных файлов. Обычно такие отчеты отправляют по почте, а файлы прикладывают к письму. Такое предоставление информации крайне неудобно для просмотра. Редактор AGM решает эту проблему. Он позволяет прикладывать любые виды файлов прямо в тексте документа. Пересылать пачку файлов по почте нет необходимости. Просто поручите подчиненным создавать отчеты и рабочие записки используя редактор AGM. Такие отчеты будут приложены прямо в задаче, т.е. будут находиться именно в том месте, где они должны и быть.
Завершать или удалять выполненные задачи?
Если велась реальная работа, задачу следует завершать, а не удалять. Информационный след о работе должен сохраняться. Информация может понадобиться.
Если велась реальная работа, задачу следует завершать, а не удалять. Информационный след о работе должен сохраняться. Информация может понадобиться.
Контроль
Как контролировать работу подчиненного по задаче?
Действия подчиненного должны соответствовать разработанному плану. Не может быть такого, что запланировал одно, а делает совершенно другое. Требуйте вносить достигнутые результаты — «информационный след» должен оставаться. Файлы, фото и видеоотчеты подчиненный также должен прикладывать прямо в результатах.
Действия подчиненного должны соответствовать разработанному плану. Не может быть такого, что запланировал одно, а делает совершенно другое. Требуйте вносить достигнутые результаты — «информационный след» должен оставаться. Файлы, фото и видеоотчеты подчиненный также должен прикладывать прямо в результатах.
Почему в AGM нельзя поручить задачу коллеге или руководителю?
Главная цель руководителя в работе с задачами заключается в том, чтобы формализовать ответственность подчиненных за выполнение задач. Ответственность передать НЕЛЬЗЯ.
Главная цель руководителя в работе с задачами заключается в том, чтобы формализовать ответственность подчиненных за выполнение задач. Ответственность передать НЕЛЬЗЯ.
Какие права имеют вышестоящие руководители?
Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных. Как следствие, они так же, как и непосредственные руководители, могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах. Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, то уведомление по задаче получит и исполнитель, и его непосредственный руководитель.
Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных. Как следствие, они так же, как и непосредственные руководители, могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах. Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, то уведомление по задаче получит и исполнитель, и его непосредственный руководитель.
Как контролировать подчиненного руководителя?
Выберите в структуре подчиненного руководителя — вам будут доступны для просмотра все его задачи.
Выберите в структуре подчиненных этого руководителя, и вам будут доступны для просмотра все задачи этих подчиненных. Анализируйте, делайте выводы. Благодаря AGM вся информация у вас «под рукой» и в упорядоченном виде. Если информации нет — разбирайтесь, почему ее там нет.
Выберите в структуре подчиненного руководителя — вам будут доступны для просмотра все его задачи.
Выберите в структуре подчиненных этого руководителя, и вам будут доступны для просмотра все задачи этих подчиненных. Анализируйте, делайте выводы. Благодаря AGM вся информация у вас «под рукой» и в упорядоченном виде. Если информации нет — разбирайтесь, почему ее там нет.
Как контролировать задачи опосредованных подчиненных?
Выберите в структуре опосредованного подчиненного. В разделе задачи вам будут доступны для контроля все задачи этого подчиненного.
Выберите в структуре опосредованного подчиненного. В разделе задачи вам будут доступны для контроля все задачи этого подчиненного.
Что произойдет при смене подчиненного на должности?
Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику. Абсолютно вся информация сохранится. Фраза «передать дела» обретает живой и нормальный смысл.
Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику. Абсолютно вся информация сохранится. Фраза «передать дела» обретает живой и нормальный смысл.
Привязка и группировка задач
Как лучше группировать задачи?
Если задач много, и они внесены единым списком, то по ним будет не очень удобно работать. Лучше создавать задачи–проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком. Чтобы изменить место задачи, просто перетяните ее в нужное место.
Если задач много, и они внесены единым списком, то по ним будет не очень удобно работать. Лучше создавать задачи–проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком. Чтобы изменить место задачи, просто перетяните ее в нужное место.
Уведомления и напоминания
Проблемы
Как подчиненные решают проблемы?
Проблема, это задача, которая внезапно возникает по вине подчиненных или по причине внезапных обстоятельств. Важно понимать, что есть два основных способа решения проблем. Первый способ выглядит так: локализовать проблему, сделав минимум усилий. Второй способ: нормальным образом разобраться в обстоятельствах, причинах и выполнить необходимые действия чтобы качественно устранить проблему. Большинство подчиненных стремиться выбирать первый способ и часто решают проблему в тайне от руководителя. И это плохо.
Проблема, это задача, которая внезапно возникает по вине подчиненных или по причине внезапных обстоятельств. Важно понимать, что есть два основных способа решения проблем. Первый способ выглядит так: локализовать проблему, сделав минимум усилий. Второй способ: нормальным образом разобраться в обстоятельствах, причинах и выполнить необходимые действия чтобы качественно устранить проблему. Большинство подчиненных стремиться выбирать первый способ и часто решают проблему в тайне от руководителя. И это плохо.
Что делать?
Чтобы не попадать в ситуацию, когда починенные скрывают проблему или выбирают самое быстрое решение, требуйте немедленно сообщать вам о возникновении проблемы и фиксировать ее в разделе «Задачи», как проблему.
Чтобы не попадать в ситуацию, когда починенные скрывают проблему или выбирают самое быстрое решение, требуйте немедленно сообщать вам о возникновении проблемы и фиксировать ее в разделе «Задачи», как проблему.
Инициативы
Подчиненные должны проявлять инициативу?
Подчиненные должны проявлять инициативу и генерировать задачи самостоятельно в рамках своих функций и целей. Подчиненные часто этого не понимают. Многие из них работают по принципу «солдат спит, служба идет».
Это ненормально. Подчиненные должны проявлять инициативу и приносить пользу руководителю и Организации.
Подчиненные должны проявлять инициативу и генерировать задачи самостоятельно в рамках своих функций и целей. Подчиненные часто этого не понимают. Многие из них работают по принципу «солдат спит, служба идет».
Это ненормально. Подчиненные должны проявлять инициативу и приносить пользу руководителю и Организации.
Что делать?
Руководителю (вам) стоит требовать от каждого подчиненного создавать определенное количество инициатив каждую неделю. Очевидно, что речь идет об инициативах, которые должны приближать подчиненного к достижению его целей. Или инициативах, связанных с постоянным улучшением и совершенствованием бизнес–процессов и операций. Вам следует нацелить подчиненного и далее контролировать наличие и важность этих инициатив.
Руководителю (вам) стоит требовать от каждого подчиненного создавать определенное количество инициатив каждую неделю. Очевидно, что речь идет об инициативах, которые должны приближать подчиненного к достижению его целей. Или инициативах, связанных с постоянным улучшением и совершенствованием бизнес–процессов и операций. Вам следует нацелить подчиненного и далее контролировать наличие и важность этих инициатив.
Проекты
Что важно при реализации проектов?
Проекты — это мега-задачи, которые включают в себя множество задач и действий. В работе по проекту есть два важных этапа: планирование и контроль выполнения. Чтобы эффективно планировать и контролировать ход работ по проекту, вам необходимо умно организовать рабочую информацию. Если информация не фиксируется и вы полагаетесь только на устные доклады подчиненного — это большая проблема. Ввести вас в заблуждение и приукрасить состояние дел подчиненному будет очень легко.
Что делать?
Используйте AGM для организации и учета всех задач по проекту. Поручите подчиненному формализовать проект в разделе «Задачи». Планируйте и контролируйте как проект в целом, так и каждую задачу в деталях.
Что делать
1
Требуйте регистрировать все ваши поручения, возникающие проблемы и инициативы.
2
Требуйте фиксировать срок достижения результата.
3
Требуйте письменно планировать будущие действия и необходимые ресурсы.
4
Требуйте регулярно отчитываться о ходе работы.
5
Контролируйте работу всех подчиненных по всем вашим поручениям и задачам.
6
Контролируйте ход работы по проектам.
Ваши выгоды
- Подчиненные смогут организовать свою работу по всем задачам.
- Вы будете понимать, какие задачи выполняет каждый подчиненный.
- Вновь назначенный руководитель сможет быстро ознакомиться с текущими задачами каждого подчиненного.
- При увольнении подчиненного руководителя вам будет проще передать дела новому руководителю, если все задачи его подчиненных были формализованы в AGM.
- Руководители могут контролировать, какие задачи выполняют опосредованные подчиненные.