15 лет назад средства коммуникаций не были так развиты, как сейчас. В основном все пользовались телефонами и почтой. Некоторое время назад были популярны квадратные мобильные телефоны фирмы BlackBerry, которые были предназначены для деловой переписки по почте.

Использование почты, как единственного канала быстро стало неудобным, поскольку вся информация передавалась в одном канале. С развитием интернета и мобильной связи начали появляться чаты. Несомненно, для передачи файлов и коротких сообщений чаты гораздо более удобны, чем почта. Благодаря этому они получили широкое распространение.

В процессе эволюционного развития чаты разделились на социальные (WhatsApp, Viber, Telegram) и корпоративные (Slack, Microsoft Teams, Skype). Основное отличие их в том, что вторые лучше подходят для организации групповой переписки.

В связи пандемией и повальным переходом на удаленную работу стали популярны видео–сервисы наподобие Zoom. Основным достоинством таких сервисов считается возможность усадить за мониторы от 2 до 200 сотрудников одновременно, чтобы разговаривать с ними по видеосвязи.

В целом, все изменилось не сильно — к телефонам и почте добавились чаты и видеосвязь.

Обмен информацией внутри Организации важно организовать эффективно и безопасно. Особенно в обстоятельствах удаленной работы как подразделений, так и отдельных сотрудников. К сожалению, многие директора и руководители плохо представляют, какие каналы коммуникаций необходимы и как их правильно организовать.

К созданию AGM мы пришли не от хорошей жизни, а скорее, наоборот, от понимания проблем, которые считали важными и требующими решения.

Чтобы понять, какие каналы коммуникаций необходимо иметь, мы стали разбираться в том, какую информацию необходимо передавать.

Вот к каком выводам мы пришли.

Общение работников с руководителями и коллегами включает в себя:

1. передачу коротких сообщений (реплик) и файлов,

2. общение по голосовой связи,

3. общение по видеосявязи,

4. передачу больших сообщений, содержащих текст, фото видео и файлы,

5. передачу новостей и сообщений организационного характера,

6. передачу сообщений мотивационного и образовательного характера,

7. коммуникации по целям и задачам, сообщения о результатах работы,

8. обмен идеями,

9. сообщения о совещаниях с руководителем,

10. общение с партнерами.

Понимая, что все вышеперечисленные пункты важны, мы решили полностью пересмотреть подход к коммуникациям и выделить каждый пункт в отдельный, удобный канал связи. Вот что у нас получилось.

Передачу коротких сообщений (реплик) и файлов удобнее всего делать посредством чатов. Мы создали в AGM встроенные чаты, которые доступны всем сразу поле входа в приложение.

Непосредственный руководитель, подчиненные и прямые коллеги уже добавлены в адресную книгу. При смене персон на должностях или изменениях в структуре адресная книга изменяется автоматически. Бегать и узнавать контактные данные новых сотрудников не нужно.

Поскольку рабочее общение часто происходит на повторяющиеся темы, мы реализовали возможность создания выделенных тем внутри персональных чатов.

Для группового общения доступны легко настраиваемые групповые чаты. В них также предусмотрена возможность создания внутренних тем и частных ответов на конкретное сообщение (треды).

Чаты организованы таким образом, что их можно удобно свернуть на время в нижней части экрана.

Чаты доступны и с мобильного приложения, которое может установить на iPhone каждый работник Организации.

Подчиненный лишается доступа к чатам и всей информации, которая находилась в истории переписки. Это важный момент, особенно в случаях, если ваш бывший подчиненный переметнулся на сторону конкурентов.

Для обеспечения возможности голосовой связи мы встроили в AGM голосовой сервис. Чтобы позвонить, достаточно навести мышкой на подчиненного в структуре и нажать трубку телефонного звонка.

Внутренняя голосовая связь доступна и с мобильного приложения для iPhone.

Связь происходит через защищенный интернет-канал напрямую между компьютерами абонентов без прохождения через сервера.

В настоящий момент мы работаем над расширением возможностей нашей программы и разрабатываем опцию групповых аудио-совещаний.

Для обеспечения возможности видео–связи мы встроили в AGM и этот сервис. Любой голосовой вызов можно перевести в режим видео, достаточно просто нажать кнопку видеосвязи. Внутренняя видео–связь доступна и с мобильного приложения для iPhone.

Даже с появлением чатов, почта не утратила своей актуальности. Передавать большие информационные сообщения, которые содержат в себе не текст и файлы удобнее все же по почте.

Проанализировав устройство обычной почты, мы внесли семь изменений, которые на наш взгляд, сделали ее использование более удобным.

Первое изменение: мы внедрили группировку писем по адресатам. Так видеть письма в рабочей переписке гораздо удобнее.

Второе изменение: мы сделали удобными переписки в виде диалогов. Создав тему переписки, вы теперь можете не создавать новые отдельные письма, а легко продолжать переписку в выбранной теме. Это удобно.

Третье изменение: пишем письма в одном месте, читаем во втором, ищем в третьем. Создать письмо вы можете в один клик, нажав на «+» в правом верхнем углу или при наведении на подчиненного в структуре. Чтобы посмотреть все новые письма, вы можете нажать на красный кружок напоминания возле названия раздела «Почта» — все новые письма станут доступны в модальном окне. Только для того, чтобы найти письмо в истории переписки, вам необходимо перейти в раздел «Почта».

Четвертое изменение: мы сделали удобным и простым перенос информации из почты. Из любого письма вы можете легко создать задачу, идею или сохранить письмо в виде файла в архиве.

Пятое изменение: мы добавили напоминания на письмах. На любом письме можно установить напоминание самому себе. Это удобно.

Шестое изменение: мы добавили автоматическое ограничение доступа к информации после увольнения подчиненного из Организации. Подчиненный лишается доступа ко всей информации, которая находилась в истории переписки.

Седьмое изменение: для того, чтобы разгрузить почту и систематизировать ваше общение, мы создали еще 5 дополнительных каналов. Новости, блоги, цели, идеи и встречи с руководителем мы вынесли в отдельные каналы. Благодаря этому порядка в информации стало гораздо больше, чем раньше.

Сообщать об изменениях, собирать новости о действиях конкурентов, уведомлять об отпусках или о появлении новых сотрудников однозначно удобнее в разделе «Новости». Руководители могут создавать определенные темы, в которых будет группироваться присылаемая подчиненными информация. Не менее удобно создавать отдельные темы для сообщений общего или организационного характера.

Передачу сообщений мотивационного и образовательного характера лучше делать в разделе «Блоги». Здесь руководители могут отмечать достижения лучших работников, публиковать благодарности, поздравления и размещать статьи или ссылки жизнеутверждающего характера. Гораздо правильнее, когда для подобной информации есть отдельный канал.

Проблемы неизбежно настигнут того руководителя, который получает отчеты от подчиненных о выполненной работе по почте. Причина проста: если писем много — порядка не будет. Важная информация быстро затеряется в общем потоке сообщений.

Понимая это, мы реализовали в AGM разделы «Цели» и «Задачи». В этих разделах руководители и подчиненные могут фиксировать проекты, поручения, проблемы и инициативы в письменном виде. Все эти объекты хранятся упорядоченно.

В каждой задаче встроен локальный, в котором подчиненные могут отчитываться руководителям о достигнутых результатах. Руководители могут оставлять комментарии. История результатов и комментариев сохраняется по каждой задаче.

Для того, чтобы руководители могли удаленно отдавать поручения специалистам, мы сделали приложение для смартфона «Мобильные задачи». Все поручения руководителя будут мгновенно видны каждому подчиненному в смартфоне.

В процессе работы у руководителей и подчиненных образуются идеи, мысли, которые необходимо обдумать, развить и дополнить. Мы создали специальный подраздел «Идеи» для создания и сохранения такой информации. Идеи можно быстро и легко фиксировать не тольк ов веб-версии, но и в мобильном приложении AGM для iPhone. Более подробно функциональность этого подраздела описана в разделе «Информация» этого пособия.

Здесь же я хочу обратить ваше внимание важную опцию, которая доступна всем пользователям: любой идеей можно поделиться с руководителем, коллегой, который доступен в адресной книге или подчиненному. После отправки идея появится в папке «Входящие идеи» у адресата. Так делиться идеями гораздо удобнее, чем пересылать их по почте.

Чтобы руководителям было удобно назначать совещания, мы добавили в AGM возможность назначения совещаний. Эта опция доступна руководителям и работает так: руководитель создает событие (совещание или встречу) в разделе «Встречи» и указывает подчиненных, которые должны участвовать. Все указанные подчиненные получат автоматическое уведомление и увидят у себя эту встречу в календаре событий. Эта опция позволяет руководителям не дублировать назначенные встречи в чате или почте.

Для общения с бизнес-партнерами мы предусмотрели возможность добавления партнеров в систему коммуникаций AGM. После добавления в адресную книгу в мобильном приложении для iPhone партнер получает приглашение на установку у себя мобильного приложения. После установки партнер может общаться голосом, по видеосвязи и при помощи чата с сотрудником, который его пригласил. Данный канал связи настраивается по защищенному интернет–соединению. Связь осуществляется напрямую между адресатами без прохождения сигнала через какие–либо сервера.

Адресная книга конфигурируется и обновляется автоматически.

Руководители полностью контролируют доступ подчиненых к коммуникациям.

После увольнения подчиненный лишается доступа к истории переписки.

Адресная книга настраивается автоматически.

Десять отдельных каналов связи в одном приложении доступны после регистрации подчиненного.

Чаты для передачи коротких сообщений (реплик) и файлов, темы в чатах. групповые чаты, треды.

Голосовая и видеосвязь происходит напрямую по защищенному соединению.

Связь доступна и в мобильном приложении для iPhone.

Почта для передачи больших сообщений, содержащих текст, фото видео и файлы.

Группировка по адресатам и диалоги.

Канал «Новости» для сбора и передачи новостей и сообщений организационного характера.

Канал «Блоги» для передачи сообщений мотивационного и образовательного характера.

Информацию из почты, блогов и новостей легко использовать внутри AGM.

История работы и комментарии остаются внутри целей и задач.

Обмен идеями прямо из раздела «Идеи».

Сообщения о совещаниях с руководителем в разделе «Встречи».

Общение с партнерами по защищенному каналу связи через приложение для iPhone.

Руководители легко управляют доступом подчиненных к каналам коммуникаций.