Формализация — это фиксация информации в письменном или электронном виде.

Фиксировать информацию можно в виде текстов, списков, вопросов, схем, презентаций, изображений, аудио и видеозаписей.

Почему формализация важна для человека?

Когда люди общаются голосом, обычно нет проблем с понимаем. Проблемы возникают через некоторое время, если важная информация не была зафиксирована. Ведь все со временем забывается. Если это не важные сведения, то это не плохо. Если важные — плохо очень...

Что важно делать?

Всегда формализуйте важную информацию.

Записывайте на бумагу или в телефон свои идеи, задачи и поручения руководителя.

Используйте блокнот. Пишите понятно и разборчиво.

Создавайте схемы, делайте фото, видео. Фиксируйте все важное на бумаге и переносите в компьютер.

Общаясь с другими людьми, доводите информацию в формализованном виде.

Форма представления информации влияет на то, как вас понимают и оценивают люди.

Научитесь оформлять и презентовать свои идеи современным образом.

Изучите способы использования шаблонов в текстовых редакторах, которыми вы пользуетесь. Создавайте письма и отчеты в красивом и современном виде.

Отчитываясь о выполненной работе, также старайтесь делать это в письменном виде.

Держите свою оперативную память чистой.

Все, что вы пытаетесь запомнить, накапливается в вашей голове, и это начинает мешать думать. Ваш внутренний компьютер перегружается информацией. Если вы начинаете что-то упускать из виду, подсознание немедленно начнет вас беспокоить ся об этом. Именно это является первой причиной раздражения и усталости которые начинают чувствовать загруженные информацией людей.

Попробуйте формализовать (выписать на бумаге) все свои идеи, задачи и другие «важно не забыть» сделать. Это успокоит ваше подсознание и даст вам контроль над происходящим.

Организация — это упорядоченное расположение информации или предметов.

Цель организации — иметь быстрый доступ к любому объекту и контролировать все объекты в целом.

Большое количество информации или предметов требует организации. Если этого не делать, то вы будете испытывать затруднения с поиском и тратить слишком много времени.

Основными способами организации являются группировка и сортировка.

Группировка — это разделение предметов на группы.

Сортировка — это определение приоритета расположения информации внутри группы.

Вы должны беспокоиться о том, как лучше организовать хранение всех ваших рабочих документов и информации. Для организации существуют шкафы, стеллажи, ящики, папки и т.п. приспособления. Все они должны быть подписаны, а хранение документов в них разумно организовано. Разделяйте документы на группы по смыслу. Аналогично поступайте с информацией, которую храните на компьютере.

Задачи записывайте в разделе «Задачи» и обязательно группируйте их по целям или вышестоящим по значимости задачам.

Файлы и любую другую информацию, которая может понадобиться в будущем, сохраняйте в разделе «Инфо».

Если человек не планирует, а действует «наобум», то, как правило, тратит гораздо больше денег и других ресурсов, не достигает результатов в требуемые сроки или вообще ничего не достигает.

К сожалению, в школе нас не учили тому, что планирование — очень важный метод, который мы должны ежедневно применять в работе. Как следствие, мы не только не решаем умно многие проблемы, но и часто сами их себе создаем глупым и необдуманным поведением.

Мы настоятельно советуем вам планировать свою работу и жизнь в целом. Не стоит создавать себе проблемы, совершая необдуманные действия. Планируйте свои действия. Так вы сэкономите время и деньги.

Планирование предполагает:

• анализ обстоятельств,
• предположение вариантов достижения результата,
• оценку стоимости и времени этих вариантов,
• сравнение вариантов,
• выбор наилучшего варианта,
• подробное планирование действий и ресурсов

Будьте эффективны. Даже простой список действий может многое изменить и улучшить в вашей работе.
Не стоит выполнять работу небрежно и поверхностно. Ваш руководитель — не дурак. Планируйте свою работу и демонстрируйте это. Это создаст вам хорошую репутацию в глазах руководителя и сделает вас результативным.

Некоторые подчиненные не придерживаются первоначальных планов действий и выполняют работу по принципу «ввяжемся в бой, а там видно будет». Подобное поведение ни к чему хорошему не приводит.

Метод «реализация по плану» предполагает дисциплинированное выполнение разработанного плана.
Хотите быть успешными? Выучите формулу успеха наизусть!

Успех = информация + план + дисциплина.

Информация: вы должны собрать всю актуальную информацию об обстоятельствах задачи или проблемы.

Планирование: Создайте наиболее эффективный план действий.

Дисциплина: вы должны дисциплинированно выполнять план шаг за шагом по пунктам. Ключевое слово «дисциплинированно». Отсутствие дисциплины при выполнении плана — основная причина всех неудач.

Контроль — это сравнение текущих результатов с планируемыми.

Чтобы контролировать себя, у вас всегда должен быть план. Для того, чтобы контролировать подчиненных, план должен быть в отношении подчиненных.

Нет плана — нет контроля.

Подчиненные ничего не планируют «на бумаге» только по одной причине — они стремятся избежать контроля со стороны руководителя.

Поэтому панируйте свою работу и не увиливайте от контроля.

Контролируйте планирование и результаты подчиненных.

Примеры планов, которые создает руководитель для подчиненных: функциональные задачи, регламенты, правила, цели, поручения, график работы.

Примеры планов, которые создает подчиненный: планы действий по задачам, план на день.

Многие задачи сложно решить с первой попытки. Уверены, что это — не новость для вас.

Итерация — это повторение «формулы успеха» несколько раз для достижения необходимого результата.

Если результат не достигнут, вы должны заново оценить обстоятельства, создать новый план, и начать дисциплинированно его выполнять. Если результат снова будет не достигнут — снова повторить формулу успеха. И так до победы.

Метод прост, но очень часто люди пренебрегают этим методом. Просто запомните, что большой и серьезный результат невозможно достичь без 3–7 повторных заходов. В общем, не стесняйтесь итерировать!

Фокусировка — это определение приоритетов в работе.

Часто бывает, что, решая много задач одновременно, мы начинаем тратить слишком много времени и сил на несущественные задачи или события. По этой причине важно регулярно проверять себя, определять приоритеты и фокусироваться на главных задачах.

Вы должны ежедневно задавать себе вопросы: какие у меня приоритеты сегодня? на чем мне необходимо сфокусироваться? Вы должны действовать исходя из четких приоритетов и фокусировать на них свое внимание и усилия. Фокусируйтесь на главном и важном, второстепенное оставляете на десерт.

Стремитесь упрощать, а не усложнять.

Эту простую истину люди часто упускают из виду, когда увлекаются действиями или воспринимают работу излишне эмоционально.

Усложнять легко. Делать сложное простым тяжело. Тем не менее, если план или проект запланированы сложно, выполнять его будет еще сложнее. Поэтому контролируйте себя, ситуацию и свой план.
Упрощайте.
Упрощайте.
Упрощайте.

В пределах разумного, конечно.