В процессе работы накапливается определенное количество файлов, отчетов, электронных документов. Руководители и подчиненные часто хранят рабочую такие файлы на рабочем компьютере или на флэшках. И это не хорошо.

Первая проблема — хранить рабочую информацию на рабочем компьютере небезопасно. Компьютер и флешку можно потерять, их могут украсть или конфисковать при аресте. Если информация не зашифрована должным образом, она станет доступна злоумышленникам или следователям.

Вторая проблема – если информация хранится на компьютерах подчиненных, то руководители слабо контролируют, какие именно файлы там хранятся. Иногда там могут быть деликатные файлы, которые там быть не должны. Чтобы понять и разобраться, придется потратить много времени.

Третья проблема — в случае конфликтного увольнения подчиненного руководители могут даже не знать о том, что подчиненный не передал или уничтожил важные файлы, которые находились на его компьютере. Именно так происходит, если хранение файлов и электронных документов организовано на рабочих компьютерах, а не в специальной системе.

Вся рабочая информация — это собственность Организации. Хранить ее необходимо организованно и упорядоченно в специальной информационной системе. Подчиненные должны иметь доступ к файлам только на время работы в Организации. Руководители должны иметь возможность быстро контролировать порядок в файлах подчиненных. После увольнения подчиненных информация должна оставаться в Организации.

Три наиболее распространенных варианта: на рабочих компьютерах, на выделенном сервере Организации, в облачном сервисе типа Dropbox или Google Docx.

На рабочих компьютерах
Проблемы, которые могут возникнуть с файлами, я упомянул выше. Самый плохой вариант.

На выделенном сервере Организации
Во многих организациях системные администраторы заводят специальный сервер для хранения корпоративных файлов. Проблемы такого решения: сложно управлять доступом пользователей к информации, если Организация большая. Сложно поддерживать порядок и контролировать файлы подчиненных.

В облачном сервисе типа Dropbox или Google Docx
Эти очень популярные в последнее время сервисы имеют один большой недостаток: файлы все равно не хранятся в едином месте, а продолжают накапливаться в персональных аккаунтах работников в этих сервисах. Если человек уволился, то все, что осталось на его персональном аккаунте, осталось у него.

Задумавшись над проблемами хранения рабочей информации, мы создали в AGM локальное хранилище информации. В разделе «Инфо» каждый работник имеет персональную папку и может сохранять свои рабочие файлы и документы. Доступ к информации работник может получить с любого компьютера, который подключен к интернету.

Вся информация хранится на сервере AGM, а не на рабочих компьютерах. Это безопасно и удобно — конфисковать или утерять информацию невозможно физически.

Корневые папки с информацией привязаны к должностям. При увольнении подчиненного вся информация сохраняется и достается в наследство его преемнику. При создании новой должности в структуре корневая папка для этой должности создается автоматически. Благодаря этому вам не нужны сисадмины для организации информации.

Руководители могут выбрать в структуре подчиненного и видеть все его файлы.

Любую информацию: письмо, задачу, url-ссылку, новость и т.п. можно «в два клика» переместить и сохранить в разделе «Инфо». Любой файл из «Инфо» также можно легко и быстро отправить в чат или по почте руководителю или подчиненным.

В процессе работы у руководителей могут возникать разные идеи, которые они хранят в голове или на бумаге. В будничной суете такое хранение информации не надежно. Очевидно, что идеи необходимо сохранять как-то по другому, современными способами.

Для сохранения идей мы создали мобильное приложение для iPhone, которое позволяет сохранять тестовую информацию, фото, видео url–ссылки или диктовать идеи голосом, после чего они будут переведены в текст. Все сохраненные идеи будут доступны в разделе «Инфо», в подразделе «Идеи». Идеи можно сохранять и прямо в AGM.

Если идея нужна через некоторое время, можно установить напоминание. Если идея не актуальна, но содержит информацию, которую важна, ее можно перенести в «Архив».

Сохраняя идеи в AGM, руководитель сумеет быстро распорядиться своей информацией: преобразовать ее, дополнить или объединить несколько идей в одну. Любой идеей можно легко поделиться с коллегой. Если переслать идею коллеге, она появится у того в разделе «Идеи».

Из любой идеи вы можете мгновенно создать задачу или поручение. Это очень важная и удобная опция.

В процессе работы руководителям и специалистам периодически приходится создавать отчеты и аналитические записки. Если к аналитической записке прикладывается несколько файлов, то пересылать, читать и сохранять такие документы довольно проблематично.

Чтобы решить эту проблему, мы создали в AGM простой, но необычный текстовый редактор. Простой, потому что в нем нет многочисленных избыточных опций, как в Word. Необычный, потому что внутрь документа можно прикладывать не только изображения, но и любые другие файлы. Эта уникальная опция позволяет создавать один файл, в котором может быть сохранено несколько других файлов. Пересылать, читать и сохранять такие документы крайне удобно.

Формат, в котором создается такой файл, не позволяет выносить его из системы AGM. Скопировать файл на рабочий компьютера или на флешку не получится. Все остальное: переслать в чате или по почте, прикрепить к новости или к результату в задаче, сохранить в идеях или архиве не составит труда.

Если вы хотите обеспечить защищенный оборот информации внутри Организации, редактор AGM вам очень поможет.

Для выполнения разных временных работ выгодно привлекать подрядчиков. Бывает так, что информация о подрядчиках может быть утеряна. Например, в связи с увольнением руководителя, который непосредственно контактировал с подрядчиком.

Чтобы важная информация не терялась, мы создали в разделе «Инфо» подраздел «Подрядчики». В нем мы рекомендуем сохранять информацию о подрядчиках, с которыми когда–либо заключались договоренности. Такой подход позволит сохранять важную информацию, историю взаимоотношений и контактов. Благодаря этому любого подрядчика можно будет быстро найти, чтобы, например, снова нанять для решения профильной задачи.

Положения - это законы Организации. Возможно вы не задумывались, но частая проблема с положениями в том, что подчиненные не имеют к ним доступа и не знают их содержания. Как можно выполнять требования документа, который тебе неизвестен? Правильно — никак.

Чтобы такой проблемы не было, мы добавили в AGM раздел «Положения». В нем директор или его доверенное лицо публикует действующие положения. Каждый подчиненный имеет доступ к положениям в AGM и может ознакомиться с информацией в любой момент. Благодаря такому решению положения начинают реально работать в Организации.

Такие ситуации, как прием на работу, проведение аттестации, оформление отпуска, продление контракта, наложение дисциплинарного взыскания, увольнение и т. п. можно считать периодически повторяющимися. Если руководители и подчиненные не знают как действовать в таких ситуациях, то возможны два варианта развития событий. Первый: работник будет вынужден затратить очень много времени и сил, чтобы нормальным образом выполнить все формальности. Второй: формальности будут выполнены частично и небрежно. И тот, и другой варианты создают проблемы, которых лучше не иметь.

Чтобы помочь руководителям и подчиненным, в разделе «Процедуры» описаны алгоритмы для 200 различных ситуаций. Пользуйтесь, экономьте свои силы и время.

Увольнение любого подчиненного создает две проблемы руководителю и Организации.

Первая проблема: бывший подчиненный уносит информацию в персональных аккаунтах социальных сервисов, которые он использовал во время работы. Аккаунты в Gmail, Skype, Viber, Slack, Dropbox, Google Docx и т.п., как правило, всегда привязаны к личной почте человека и после увольнения у него остается доступ к истории в этих аккаунтах. Т.е. все файлы, которые он получал или отправлял в течение 2–3 лет остались у него.

Вторая проблема: после увольнения бывший подчиненный еще долгое время остается читателем переписки в корпоративных групповых чатах или получает копии писем в почте, как участник групповой рассылки. Так происходит потому, что руководители могут не контролировать количество сервисов, к которым у этого подчиненного был доступ.

Если подчиненный увольняется конфликтно или переметнулся на сторону ваших конкурентов, эти проблемы существенны.

Эта проблема решается, если вы применяете AGM. Дело в том, что все необходимые для общения каналы коммуникации и хранение информации организованы под одним аккаунтом пользователя. Увольнение подчиненного в AGM приводит к тому, что подчиненный полностью лишается доступа и к каналам коммуникаций, и к информации.

У каждого подчиненного есть место для хранения файлов и рабочих документов в облаке AGM.

У руководителей есть полный доступ к файлам подчиненных.

После увольнения подчиненного файлы не теряются, а переходят его преемнику.

Сохранять идеи легко и удобно.

Встроенный редактор AGM позволяет быстро создавать интерактивные отчеты и документы.

Информация о подрядчиках сохраняется и доступна руководителям.

У подчиненных есть доступ ко всем Положениям.

В разделе «Процедуры» доступны инструкции для важных рабочих ситуаций.

Увольнение подчиненного в AGM лишает его доступа к информации и каналам коммуникаций полностью.