AGM help center
Действия в структуре
Все изменения в структуре следует отражать в AGM.
Многие руководители плохо понимают сколько точно у них подчиненных.

Должности, которые можно было давно сократить, могут существовать годами.

Увеличение объема операций, создание новых направлений, открытие филиалов должны приводить к осмысленным и запланированным изменениям в структуре.

Уменьшение оборота, закрытие направлений, филиалов, необходимость в жесткой оптимизации расходов влекут за собой уменьшение структуры. Делать это необходимо умно.

Структурой подразделения важно управлять каждому руководителю.
Управляйте структурой
Почему структуру необходимо контролировать
Увеличение объема операций, создание новых направлений, открытие складов, филиалов, разработка новых продуктов и т.п., влекут за собой увеличение структуры Организации.

Уменьшение оборота, закрытие направлений или филиалов, оптимизация расходов естественно влекут за собой потребность уменьшить структуру.

Даже без большой математики понятно, что не должно работать три человека там, где могут справляться двое, равно как и наоборот.

К сожалению, многие руководители плохо понимают, сколько у них подчиненных, и каков общий фонд оплаты труда подразделения. Руководители не любят экономить деньги Организации и банально разбазаривают фонд оплаты труда. Должности, которые нужно было давно сократить, могут существовать годами .

Руководители «не видят», что объем работы уменьшился и структуру необходимо пересматривать.

Руководители не берут на себя ответственность и не вносят коррективы в структуру по причине сезонного спада объема работы.

Руководители распределяют работу на 10 подчиненных и платят им по 500 у.е. там, где можно было бы разделить работу между 6 подчиненными и платить им по 800 у.е.

Руководители берут на работу своих родственников или друзей на придуманные для них должности.

Поразмышляйте сами и наверняка вы найдете еще пару-тройку объективных причин…

Если вы — разумный и здравомыслящий руководитель, то будете анализировать и планировать структуру своего подразделения в соответствии с текущими требованиями.
Сколько точно у вас подчиненных
Очевидно, что каждый менеджер должен точно знать количество подчиненных ему должностей.
Чтобы увидеть точное количество должностей и вакансий, нажмите «Структура» и перейдите в это представление. В пункте «Изменить вид» вы можете изменить настройку.
Как планировать структуру
Планировать структуру следует исходя из объема ваших целей и задач.
Не стесняйтесь обратиться к своему руководителю с вопросом. Две головы лучше, чем одна. Тем более, что вам все равно придется утвердить планируемую структуру у руководителя.
Только после того, как ваш руководитель утвердит вашу новую целевую структуру, вы можете вносить новые должности в AGM.
Зачем и как оптимизировать структуру
Может быть много причин, по которым вам необходимо оптимизировать структуру: расходы на подразделение стали слишком большими, объем работы уменьшился, сезонный спад в операциях, некоторые функции утратили актуальность. Или вы просто чувствуете, что целей и задач можно достигать меньшим количеством людей.
Вы можете:
  • выявить и сократить потерявшие актуальность должности,
  • уменьшить количество аналогичных должностей,
  • объединить функциональные задачи двух должностей в одну,
  • переподчинять отдельные должности или подразделения.
Вы сами должны думать и решать, что необходимо предпринять в той или иной ситуации.
Как создать новую должность
Нажмите «Действия» внизу структуры подчиненных. «Создать новый узел» — вы сможете добавить новую подчиненную должность.
Как клонировать должность
Нажмите «Клонировать выбранный узел» — будет создана копия выбранной на текущий момент подчиненной должности. Это удобно для быстрого создания нескольких аналогичных должностей.
Как сократить подчиненную должность
Важно понимать: сократить должность можно только в том случае, если она вакантна и все подчиненные ей должности также вакантны. Если должность занята, вам необходимо принять решение по персоне, которая ее занимает.
Для этого вы можете:
  • снять сотрудника с должности (сотрудник будет переведен «за штат» и останется виден как подчиненный без конкретной должности;
  • перевести на другую должность;
  • перевести в декрет (актуально для женщин, которые прерывают работу в организации на длительный период для рождения ребенка);
  • уволить.
Все эти действия с персонами доступны вам в меню «Действия» в структуре.
Если должность вакантна, но у нее есть подчиненные должности, на которых есть реальные люди, вам придется принять решение отдельно по каждому подчиненному работнику. По-другому быть не может — это живые люди.
Чтобы сократить (удалить), выберите должность, откройте «Действия» и выберите «Удалить». Должность будет удалена.
Как восстановить удаленную должность
Выберите «Восстановить удаленный узел» — вы сможете восстановить удаленную ранее должность.
Как переподчинить должность
Выберите в структуре должность, которую хотите переподчинить. Нажмите «Действия» и выберите «Переподчинить». Определите нового руководителя. После того как вы подтвердите действие, выбранный узел со всеми подчиненными «переедет» к новому руководителю.
Как контролировать работу подчиненных руководителей
Нажав в структуре два раза на подчиненном руководителе, вы увидите его подчиненных. Выберите любого подчиненного и ознакомьтесь с описанием должности, шаблонами соглашений, профилем персоны и профилем компетенций для этой должности.
Вам доступна информация о каждом опосредованном подчиненном. Проанализируйте, на сколько разумно сформулировал требования подчиненный вам руководитель в отношении своих подчиненных.
Проанализируйте структуру выбранного вами подразделения. Проверьте, соответствует ли реальности то, что вы видите в AGM. Может оказаться, что некоторые подчиненные банально не внесены в программу, некоторые давно уволены и их должности вакантны (но от вас это скрывают), в AGM Федя подчиняется Коле, а в реальности Федя подчиняется Васе….
В общем, вникайте в детали...
Почему важно контролировать структуру удаленных подразделений
Каждый здравомыслящий директор понимает, что там, где нет его постоянного присутствия, менеджеры начинают создавать «свои правила и традиции» …
Вам стоит внимательно относиться к тому, сколько людей работает в удаленных подразделениях и чем они реально занимаются.
Вы сможете гораздо лучше контролировать деятельность удаленных подразделений, если обяжете их менеджеров отражать структуру подразделений и любые изменения в ней в программе AGM.
Как оптимизировать структуру на сезон
Многие организации подвержены сезонному спаду продаж. Количество необходимых должностей летом и зимой разнится.
Благодаря AGM вы можете внести изменения в структуру на определенный промежуток времени.
Если вы, например, закончили летний сезон и вам не нужна до весны должность официанта или повара (например), откройте «Действия» в структуре и выберите «Скрыть до даты». Узел будет скрыт до указанной вами даты. Как только дата наступит, вы получите уведомление о том, что собирались восстановить этот узел. Очень удобная опция в программе.
Что делать:
1
Внесите все подчиненные должности, включая вакантные.
2
Имейте верную информацию о количестве подчиненных должностей. Точно знайте сколько из них вакантно.
3
Выявляйте недостающие или лишние должности. Вносите необходимые изменения.
Ваши выгоды
Вы сможете контролировать структуру и ее эффективность.
Новый руководитель сможет быстро ознакомиться со структурой своего подразделения.
При увольнении подчиненного руководителя вам будет гораздо проще передать дела новому руководителю, если структура его подразделения до этого была формализована в AGM.
Руководитель сможет контролировать структуры подразделений подчиненных ему руководителей.