Люди
Как сохранять информацию о персонах?
Зачем подписывать соглашения?
Как искать новых работников?
В этой статье вы найдете ответы на подобные вопросы.
Информация нужна
Подчиненный работает в организации продолжительное время.
Вопрос: как руководителю увидеть, как долго работает подчиненный? Какие должности он занимал ранее? Как это узнать быстро? Спросить у кадровиков?

Руководитель хочет понять, какие обязательства взял на себя подчиненный, подписывая контракт и соглашения.
Вопрос: как быстро получить копии этих документов? Опять в кадровой службе?

На должность руководителя отдела из 50 человек пришел новый руководитель.
Вопрос: как ознакомиться с информацией о новых подчиненных? Взять личные дела подчиненных в архиве и неделю их рассматривать?

Подчиненный потерял сознание, руководитель оказывает первую помощь и вызывает врачей. Вопрос: есть ли у руководителя под рукой телефон для экстренного контакта с членом семьи этого подчиненного?

Кадровый архив не поможет. Руководителям необходима информационная система, чтобы оперативно иметь информацию о каждом подчиненном. Особенно если у вас большая Организация и некоторая текучка кадров.
Личные данные
Сохранение информации в AGM мы организовали так: данные вносят сами работники при поступлении, а за достоверность информации отвечают непосредственные руководители.

День рождения, контактные данные, сведения об образовании и опыте работы, наличие родственников в организации, хобби, достижения, контакт для экстренной ситуации, скан-копия паспорта — эти и другие сведения отражены в анкете персоны.

Руководителю достаточно перейти в раздел «Персона / Личные данные», чтобы быстро получить информацию о подчиненном.
Зачем подписывать контракт и соглашения
Все, что ртом говорит подчиненный, это обещания. Все, что записано на бумаге и скреплено подписью — обязательства. Важно понимать, что подчиненные часто меняют свои интересы и легко могут отказаться от своих обещаний. Чтобы не попасть в неловкое положение, необходимо обещания делать обязательствами.

Хотите о чем то договориться? Зафиксируйте на бумаге и договоритесь под подпись. Будут проблемы — ткнете соглашением подчиненного в нос или подадите в суд. Не стесняйтесь инициировать дополнительные соглашения с подчиненными на актуальные темы.

Требуйте от руководителей не лениться подписывать соглашения. Часто применяемыми являются соглашение о материальной ответственности и соглашение о неразглашении информации. Подумайте сами, что, кроме контракта, еще важно руководителям согласовать с подчиненными.

Важно помнить: соглашения подписываются с конкретной целью и смысл соглашения должен быть четко сформулирован. Нет никакого смысла подписывать скачанные из интернета абстрактные соглашения.
Как хранить подписанные соглашения
Поручите подписывать три комплекта соглашений и завести по две папки среднего размера на одного подчиненного. Одну красного, другую черного цвета. Обе папки необходимо подписать фамилией этого работника. Далее один комплект документов необходимо передать в кадровую службу, другой разместить в черную, третий комплект в красную папку.

В кадровой службе будет храниться дежурный комплект соглашений, поскольку так требует трудовое законодательство.

Черная папка с документами остается у непосредственного руководителя. Теперь у него есть свой комплект документов. В любой момент руководитель может ознакомиться с документами, увидеть, какие необходимо продлить или добавить. Особенно это актуально для нового руководителя на должности.

Красная папка будет у подчиненного. Его соглашения будут в порядке, а не валяться в тумбочке, как это часто бывает. У подчиненного будет что читать, если руководитель укажет перечитать контракт и соглашения. Так работать удобное и правильнее.
Какие сделать доступными подписанные соглашения для вышестоящих руководителей
Поручите руководителям делать скан-копии подписанных соглашений и прикладывать в разделе «Персона / Соглашения» сразу после подписания. Скан-копии станут доступны для просмотра вышестоящим руководителям и директору.
Как хранить шаблоны соглашений
Шаблоны контракта и соглашений следует уточнять и актуализировать под каждую должность вместе с юристами и кадровиками. Но хранить их у кадровиков или юристов нельзя. Они тоже иногда уходят из организации и не всегда после ухода информация сохраняется.

Поручите руководителям сохранять актуальные шаблоны соглашений в разделе «Должность / профиль соглашений». Благодаря этому шаблоны будут у руководителей под рукой в нужный момент. Особенно это будет удобно для руководителей, которых недавно назначили на новую должность.
История работы
Если вы используете AGM, то история работы всех подчиненных автоматически сохраняется в разделе «Персона / Карьера».
Кого искать на должность
Рекрутер не сможет помочь, если руководитель сам не понимает, кто ему нужен. Нужно точно знать, кого ищешь. В разделе «Должность» мы создали две страницы: «Профиль персоны» и «Профиль соглашений».

В профиле персоны руководитель может сформулировать требования к кандидату. Профиль персоны можно отослать тем, кто будет помогать в поиске.

В профиле компетенций руководитель может указать список компетенций, которыми должен обладать кандидат. Его можно использовать для оценки кандидатов и для проведения аттестации подчиненных.

Найти подходящих кандидатов будет проще, если руководитель осознал и сформулировал в письменном виде требования к кандидату.
Учет вакансий необходим
Вакансия — это открытая задача по поиску кандидатов на должность. Чтобы руководители могли продуктивно работать по нескольким вакансиям одновременно, мы создали раздел «Вакансии». Работа подчиненных руководителей и HR-специалистов по вакансиям будет упорядочена и организована, а вышестоящих руководителей появится возможность контролировать их работу.
Учет кандидатов необходим
Резюме, анкета, результаты аттестации во время собеседования, итоговое мнение — чем больше кандидатов, тем больше информации. Толку будет больше, если вся эта информация упорядочена в электронном виде удобным образом. В разделе «Вакансии» руководители и рекрутеры могут не только сохранять информацию, но и организовать совместную работу по подбору персонала.
Информация по уволенным необходима
Увольнение работника не означает, что руководителю не понадобится информация об этом человеке.

Вот примеры ситуаций, в которых информацию может быть необходима:
выяснение обстоятельств несправедливо уволенного работника,
нарушением заключенных ранее соглашений,
переход работника к конкурентам,
провокационные действия и попытка нанести ущерб имиджу организации после увольнения,
попытка устроиться в организацию снова, но в другое подразделение,
судебное разбирательство после увольнения.

Что делать? В разделе «Уволенные» мы сохраняем информацию об уволенных работниках.
Подводим итоги
Вы должны знать людей, которые работают или работали на вас.

Информация должна сохраняться и быть упорядочена.

Каждый руководитель должен иметь быстрый доступ к информации о своих подчиненных.

Если у вас работает меньше 30 человек, то вы можете продолжать сохранять информацию в голове. Если больше, то для упорядоченного хранения информации о людях, которые на вас работают, вам необходима специальная информационная система.