Существует два основных метода управления людьми: бесструктурный и структурный методы.

Бесструктурный метод основан на манипуляции людьми посредством голоса и мотивации. Этот метод подходит для того, чтобы привлечь внимание и быстро направить действия людей в нужную сторону. Если вы хотите вовлечь людей в идею, провести мероприятие или организовать митинг, вам подойдет бесструктурный метод.

Структурный метод позволяет управлять людьми в сложных задачах и продолжительное время. Он основан на создании функциональной структуры, распределении ролей и определении функций каждого участника. Если вы намерены достигать сложные цели и делать это в долгосрочной перспективе, вам придется применять структурный метод управления.

1. Распределение ответственности.
2. Деление на группы.
3. Распределение ролей.
4. Единоначалие.
5. Первичность структуры.

Персона, занимающая должность, должна нести ответственность за выполнение определенных постоянных задач — функций. Поэтому для каждой должности должны быть сформулированы четкие функциональные задачи.

Никто не сможет лично управлять 100 подчиненными. Поэтому работников принято делить на группы из 5 — 10 человек и назначать в этих группах руководителя.

Возможны 3 роли: директор, руководитель, специалист. Директора управляют старшими руководителями и определяют главные цели Организации. Руководители управляют подчиненными, отвечают за себя и за своих подчиненных. Специалисты отвечают только за себя.

Нормальной работы не будет, если подчиненный имеет несколько руководителей одновременно. У каждого подчиненного должен быть только один непосредственный руководитель.

Применяя термин «структура», мы всегда имеем в виду функциональную структуру Организации. Структура — это должности и закрепленные за ними функции, а не персоны. Структура первична, персоны вторичны. Чтобы древовидная диаграмма структуры организации была верной, в прямоугольниках обязательно должны быть вписаны должности, а не фамилии текущих исполнителей.

Руководителю следует понять, сколько важных функций ему следует выделить в отдельные подчиненные должности.

Далее необходимо проанализировать объем этих функций и проектировать следующий уровень функций и должностей.

Проектировать функциональную структуру лучше на бумаге или на компьютере в произвольной форме.

При создании структуры руководитель должен понимать, что есть два момента, которые ему нужно учитывать. С одной стороны, важно не упустить ни одной важной функции. С другой стороны, необходимо экономить деньги и не допускать неэффективных расходов. Это как палка с двумя концами, о которых должен всегда помнить руководитель.

В наше время происходит много изменений, которые влияют на процессы и цели Организации. Очевидно, что руководителю необходимо периодически задавать себе вопрос: «эффективна ли моя структура?»

Если цели и процессы изменились значительно, то необходимо проводить ревизию функциональной структуры. Цель ревизии — выявить, какой должна быть структура с учетом этих изменений.

Необходимо создавать новые должности, если объем работы вырос значительно.

Необходимо сокращать должности, если они утратили актуальность и бесполезны.

Необходимо экономить деньги и стремиться иметь минимальное возможное количество подчиненных.

Предполагаемые изменения в структуре необходимо согласовывать с руководителем. Чтобы это сделать, необходимо формализовать структуру «как есть» и «как надо». Далее следует сформулировать описание выгод этих изменений и представить руководителю.

Штат маленькой организации не превышает 100 человек. Структура обычно состоит из трех уровней: директор, подчиненные руководители и специалисты. Директор хорошо знает, за что отвечает каждый работник.

Количество персонала в средней организации составляет от 100 до 400 человек.
Структура средней организации состоит из четырех уровней, и есть два уровня подчиненных руководителей. Директору невозможно знать каждого подчиненного. Структурой начинают управлять руководители. Начинаются первые проблемы с контролем и управлением структурой.

Количество работников в большой организации – от 400 и более человек. Структура состоит из пяти уровней: директор, три уровня руководителей и подчиненные специалисты. Большинство изменений в структуре происходят по инициативе руководителей. Проблема контроля и управления структурой становится еще больше. Особенно если у организации есть много удаленных офисов.

Практически во всех средних и больших организациях существует проблема потери управляемости структурой Организации. Директор не может досконально контролировать структуру (нет достоверной и точной информации), а руководители не хотят или не умеют это делать. И эта проблема имеет определенную стоимость.

Немного арифметики:
10 000$ в год обходится организации специалист с зарплатой 600$;
30 000$ в год обходится руководитель с зарплатой 2000$;
100 000$ в год обходится 1 руководитель и 7 специалистов (сектор);
730 000$ в год обходится 1+ 7 младших руководителей и 49 специалистов (отдел).
Знаете об этом?

Со временем структура разрастается. Минимум 5% должностей становятся бесполезными. Если контролировать структуру Организации, такие должности можно точно выявить и сократить. Исходя из нашего опыта, минимум 50 000$ составит экономия в структуре на каждые 100 человек.

Если у вас средняя или большая организация, вам необходимо контролировать структуру и управлять изменениями самым серьезным образом.

Формализовать текущую структуру можно очень быстро. Директор фиксирует в программе прямых подчиненных и передает пароли для доступа в программу старшим руководителям. Старшие руководители регистрирует прямых подчиненных (средних руководителей) и передают им пароли для доступа. Средние руководители регистрируют прямых подчиненных (младших руководителей) и передают им пароли для доступа. Младшие руководители регистрируют прямых подчиненных (специалистов) и передают им пароли для доступа. Важно зарегистрировать все должности, в том числе вакантные.

Директор и руководители смогут контролировать: точное количество должностей в подразделении, кто кому подчиняется, какова функция и стоимость каждой должности, точное количество вакантных должностей, создание формальных должностей, нехватку должностей и эффективность структуры.

Важные моменты:
Каждый руководитель будет видеть только прямых и опосредованных подчиненных.
Структуру подразделения «над собой» или «рядом» руководители не видят.
Так сделано в целях информационной безопасности.

Структура больших подразделений со временем может стать сложной. Например, много филиалов или отделов. Или для изменившихся бизнес-процессов необходимо пересматривать уже устаревшую структуру. В подобных случаях структуру необходимо анализировать и оптимизировать. С AGM проанализировать структуру подчиненного подразделения будет не сложно.

В меню «действия» структуры доступны возможные действия: создание новой долджности, переподчинение, сокращение, скрытие должности на время и т.п. важные и необходимые действия.

Далее описаны проблемы, которые руководители смогут решить посредством AGM.

Руководители не контролируют структуру подчиненных подразделений.
У кого какая функция? Кто кому подчиняется? В AGM есть точная информация по каждому подразделению. Директор видит структуру Организации в целом.

Изменения в структуре.
Подчиненные руководители будут вынуждены отражать структурные изменения в программе, если вы применяете AGM. Благодаря этому вышестоящие руководители смогут видеть актуальную структуру каждого подразделения.

Руководители не сокращают лишние должности.
Руководители смогут анализировать структуру и выявлять такие должности. Тот факт, что вышестоящие руководители легко контролируют структуру, будет подталкивать их к действиям.

Руководители легкомысленно добавляют новые должности.
Некоторые руководители могут бездумно «раздувать» штат. Это распространенная проблема в больших организациях. Если применяется AGM, то руководители не смогут легкомысленно добавлять новые должности и скрывать это. Все будет видно.

Фиктивные должности.
Руководители больших подразделений могут создавать фиктивные должности, чтобы трудоустроить друга, любовницу или подставную персону, чтобы таким образом воровать деньги. Руководителям важно видеть и пресекать подобные манипуляции. С помощью AGM можно быстро разбираться в таких ситуациях.

Нехватка работников.
Иногда увеличение объема операций приводит к тому, что для текущего штата работников работы слишком много. Руководители могут игнорировать такую ситуацию и ничего не предпринимать. Причины банальны: лень, несерьезное отношение к работе, нежелание документировать новые должности или участвовать в поиске и подборе персонала. С AGM можно иметь всю необходимую информацию и принять необходимое решение быстрее.

Слишком много или слишком мало подчиненных.
У одного руководителя должно быть от 5 до 10 подчиненных. Если у руководителя слишком много подчиненных, возможно стоит добавить еще одно подразделение.
Обратная ситуация: у одного руководителя только один подчиненный. Возможно, это подразделение необходимо расформировать, а эти две должности переподчинить иным образом. Руководители могут не обращать внимания на такие моменты и не оптимизировать структуру. Если вы управляете структурой в AGM, то сможете увидеть такие ситуации и быстро найти необходимое решение.

Смена персоны на должности руководителя.
Если структура подразделения находятся исключительно в голове ее руководителя и он надумает уйти, то своим уходом сможет создать много явных и скрытых проблем. Чтобы такого не происходило, необходимо сохранять информацию о структуре организации в контролируемой информационной системе — AGM.

Сколько точно должностей в подчинении на текущий момент?
Какова структура подразделения?
Есть ли должности, которые следует сократить?
Каких должности необходимо добавить?
Какие подразделения имеет смысл объединить?
У каких руководителей слишком много прямых подчиненных?
Имеет ли смысл кого-либо переподчинить?
Есть ли в моем подразделении фиктивные должности?
Эффективна ли нынешняя структура подразделения?
Есть ли новые функции, которые необходимо внедрить?

«Доверяй, но проверяй» — формализуйте структуру и контролируйте ее состояние.

Не забывайте, что подчиненные руководители периодически уходят из Организации. В половине случаев конфликтно. Вы будете гораздо увереннее себя чувствовать, если информация о структуре подразделения регулярно фиксировалась в AGM.

AGM позволит сохранять информацию, контролировать структуру, управлять изменениями и не зависеть ни от одного подчиненного руководителя. Это серьезное преимущество.