Задачи
Все поручения руководителя, возникающие проблемы и инициативы вы должны фиксировать в разделе «Задачи».
Для задач есть специальный раздел «Задачи».
Важно понимать
Работники, которые выполняют рутинную работу и не используют компьютер, не должны вносить задачи в программу — это бессмысленно. Уточните у руководителя, нужно ли вам фиксировать задачи в программе.
У каждой задачи есть название, дата очередного действия, старт и срок.
У каждой задачи есть подробное описание. Чтобы его открыть, наведите
курсором на задачу и нажмите на любую из указанных стрелок.
Слева в описании задачи вы должны письменно планировать действия и ресурсы.
Справа вам следует сообщать руководителю о достигнутых результатах.
Правая часть описания работает как чат — если вы оставите комментарий, то
руководитель его немедленно увидит.
Чтобы создать новую задачу, наведите на «точку» в названии цели или задачи и создайте задачу.
Или нажмите на «+», выберите «Задача» и зафиксируйте задачу.
Что делать в задачах:
1
Уточните у руководителя, должны ли вы вести учет поручений и задач письменно.
2
Фиксируйте все поручения, проблемы и инициативы в этом разделе.
3
Планируйте в описании не только действия и сроки, но и бюджеты требуемых расходов.
4
Регулярно описывайте достигнутые результаты и прикладывайте отчеты или файлы.
Фиксируйте и планируйте задачи
Фиксируйте поручения
  • записывайте в этом разделе все поручения и задачи,
  • по каждой задаче планируйте срок, будущие действия, требуемые ресурсы,
  • отражайте промежуточные результаты,
  • отчитывайтесь по каждой задаче руководителю.
Проявляйте инициативу
В реальной жизни более 50% задач подчиненных — это поручения руководителя. Тем не менее, подчиненный должен не только выполнять поручения, но и самостоятельно инициировать определенные задачи. Помните об этом.
Укажите тип задачи
По сложности задачи делятся на действия, простые задачи, сложные задачи и проблемы.
Действие — одношаговая задача. Пример: написать отчет.
Простая задача — задача в несколько действий. Пример: подготовить презентацию продукта или доставить груз.
Сложная задача — задача, которая состоит из нескольких подзадач выполнение которой и выполнение которой занимает длительное время.
Проблема
— задача, которая возникает в силу негативно сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Нажмите на «Д» слева на сером фоне и укажите сложность вашей задачи — вам будет предложен протокол задачи.

Действие
Определите срок и запланируйте, что необходимо сделать. Чтобы приложить файл, его можно перетянуть мышкой на нужный текстовый блок.
Простая задача
  • Выберите протокол «простая задача».
  • Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Составьте подробный план действий.
Сложная задача
  • Выберите протокол «сложная задача».
  • Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Укажите критерии достижения результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач по задаче.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
  • Согласуйте план с руководителем.
При необходимости, на основании вашего плана действий, вы можете создавать отдельные подзадачи, планировать работу и отражать результаты в них.
Проблема
  • Выберите протокол «Проблема» (наведите на название текстовых блоков, и вы увидите подсказки).
  • Опишите существенные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Выделите проблемную ситуацию и сформулируйте свою истинную проблему.
  • Сформулируйте критерии результата, который необходимо достигнуть.
  • Проанализируйте и выберите рациональный и эффективный план действий по решению проблемы.
  • Определите и формализуйте необходимые вам ресурсы.
  • Согласуйте план с руководителем.
При необходимости, на основании вашего плана действий, вы можете создавать отдельные подзадачи, планировать работу и отражать результаты в них.
Как приложить файл в планировании
Чтобы приложить файл, его можно перетянуть мышкой с рабочего стола на нужный блок в «планировании».
Как развернуть приложенные в описании изображения
В описании задачи может быть приложено большое количество изображений. Чтобы быстро просмотреть все изображения — нажмите иконку «показать изображения» и разверните их для удобного просмотра.
Отложенные задачи
Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной. Отложенные задачи можно скрыть. Для этого выберите фильтр «Скрывать отложенные».
Согласуйте планы с руководителем
Вы должны согласовывать свои планы
Если поручение или задача требуют времени и ресурсов, вы должны согласовывать с руководителем созданный вами план действий и бюджет расходов.
Вышлите запрос на согласование
После создания и планирования поручения или инициативы вы должны отправить ее для согласования руководителю.
Как распечатать задачу для согласования
В правом поле открытого описания задачи есть кнопка «Распечатать».
Как распечатать список задач
Для этого в правом нижнем углу экрана есть кнопка «Распечатать».
Фиксируйте результаты работы
История работы долна сохраняться
По каждой задаче вы должны регулярно отражать достигнутые результаты. Файлы, фото, видео и отчеты необходимо прикладывать в блок «результаты». Благодаря этому руководитель всегда будет видеть прогресс по каждой задаче.
Как приложить файл в результатах
Чтобы приложить файл, его можно перетянуть мышкой из файловой системы на новый результат или комментарий. Или нажмите иконку скрепки и выберите нужный файл из файловой системы.
Как руководитель может комментировать вашу работу
В «Результатах» руководитель может оставлять свои комментарии по задаче. Если руководитель оставит комментарий, вы получите уведомление. Блок «Результаты» очень похож на встроенный внутри задачи чат. Подчиненный и руководитель имеют возможность переписываться и обмениваться информацией по каждой задаче отдельно. Это очень удобно.
Как завершать выполненную задачу
Необходимо нажать «завершить» задачу и описать финальный результат.
Ставьте самооценку при завершении
При завершении работы AGM предлагает подчиненному оценить свою работу. Завершая задачу, оценивайте свою работу и комментируйте оценку.
Руководитель также может оценивать работу по задаче
Руководитель также может оценить действия подчиненного по задаче.
Если подчиненный работает ответственно и быстро, руководитель может выставить высокую оценку и таким образом показать подчиненному, что ценит его старания.
Завершенные задачи становятся серыми
Так вы сможете видеть, какие задачи уже завершены.
Завершайте, а не удаляйте выполненные задачи
Если руководитель или подчиненный завершат задачу, то задача останется в списке задач и станет серой.
Вся информация по задаче будет доступна. Если удалить задачу, то она будет удалена из списка и переедет в подраздел «Удаленные». Если вы реально работали по задаче, то завершайте ее, «информационный след» о работе должен сохраняться.
Как восстановить случайно удаленную задачу
Нажмите «Удаленные» (внизу раздела «Задачи») и перейдите к списку удаленных задач. Выберите и восстановите свою задачу.
Создавайте продвинутые отчеты
Создайте отчет в виде документа AGM
Нажмите иконку создания документа AGM и создайте отчет в редакторе AGM. После сохранения отчет будет приложен к результату автоматически.
Зачем создавать отчет в виде документа AGM
Встроенный в AGM редактор позволяет быстро и легко создавать рабочие отчеты. Вы можете открыть бланк документа, написать текст, приложить фото, видео и какие угодно файлы. Все это будет сохранено как единый документ.
Это удобнее, чем пересылать группу файлов по отдельности.
Как выглядит приложенный документ AGM
Все документы AGM имеют расширение .agm. Чтобы просмотреть или отредактировать файлы AGM, их не нужно скачивать на компьютер. Кликните по файлу и он перейдет в режим просмотра и редактирования. При необходимости вы можете перетащить мышкой документ в другой блок задачи, в другую задачу, в чат, переслать его по почте или сохранить в архиве.
Что будет, если руководитель откроет и отредактирует документ AGM в результатах?
  • Если вы создали и приложили документ AGM в результатах, руководитель мгновенно посмотрит этот документ.
  • Если руководитель отредактирует документ, будет создана новая версия этого документа и приложена к комментарию руководителя.
  • Если вы посмотрите новую версию файла и отредактируете ее, то в задаче будет добавлен результат, к которому будет приложена ваша новая версия файла. Так работать с информацией очень удобно!
  • ВАЖНО: если вам необходимо организованно предоставить много информации и файлов — создавайте отчет в виде документа AGM.
Контроль задач
Важные задачи
Если задача важная для вас — установите желтый флажок, чтобы выделить ее в списке задач.
Задачи на контроле
Руководитель может взять задачу на контроль. Такая задача отмечена оранжевой точкой перед названием. Удалить такую задачу подчиненный не может.
Сколько дней идет работа по задаче
В каждой задаче указан ее возраст. Руководитель это видит — имейте это в виду.
Какие права имеют вышестоящие руководители
Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных. Как следствие, они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах.
Что произойдет при смене подчиненного на должности
Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику.
Группируйте задачи
Что такое привязка задачи
Задачи всегда имеют привязку к цели, либо к одной из вышестоящих задач. Чтобы создать подзадачу, необходимо навести на точке–меню перед названием вышестоящей задачи и выбрать «+ подзадача». Чтобы перепривязать задачу от одной цели к другой, просто перетащите ее мышкой.
Как лучше группировать задачи
Лучше создавать задачи-проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком.
Как перепривязывать задачи
Просто перетягивайте мышкой.
Как манипулировать задачами посредством клавиатуры
Используйте эти комбинации.
Двойная привязка задач удобна руководителю
Некоторые поручения, которые выполняют подчиненные, могут быть частью списка задач руководителя.
Такие задачи видны как в списке руководителя, так и в списке подчиненного.
Как подчиненный видит поручения, которые привязал у себя руководитель
Привязанная у руководителя задача в списке подчиненного отмечена знаком «молния».
Зачем сохранять задачу в архиве
Представьте, что задача содержит много важной информации, которую вы хотите использовать в дальнейшем.
Такую информацию имеет смысл сохранить в архиве. Там вы ее найдете быстрее, чем в списке задач.
С правой стороны на сером фоне в открытом описании задачи расположена кнопка «Сохранить в архив».
Нажмите на нее, и задача сохранится в архиве в виде документа AGM.
Уведомления и напоминания в задачах
Как работают уведомления в задачах
Автоматические уведомления у вас возникают при наступлении даты напоминания, старта или срока по задаче.
Уведомления, которые получит руководитель
Если создал новую задачу, зафиксировал новый результат, прислал задачу на согласование или завершил ее — руководитель получит уведомление.
Молния перед задачей
Иконки молнии показывают, что эта задача подчиненного привязана к какой-то задаче руководителя.
Желтая точка перед задачей
Желтая точка перед названием задачи говорит о том, что эта задача на контроле у руководителя.
Подчиненный получит уведомление
Если руководитель внес изменения, создал новую задачу подчиненному, оставил комментарий, ответил на запрос согласования, завершил или удалил ее — подчиненный получит уведомление.
Руководитель видит действия подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то руководитель это видит.
Варианты просмотра задач
Фильтр «Показаны задачи»
Нажмите «Показаны все задачи» и выберите нужный вам фильтр просмотра задач.
Фильтр показа вложенности задач
«Показаны: 1 2 3 4» — выберите «глубину» показа задач.
Фильтр «Завершенные задачи»
«Завершенные задачи» — выберите фильтр для просмотра завершенных задач.
Фильтр «Отложенные»
«Отложенные показаны» — выберите фильтр для показа или скрытия отложенных задач.
Фильтр «Удаленные»
«Удаленные» — выберите, чтобы посмотреть или восстановить удаленные задачи.
Проекты
В представлении «Проекты» удобно сфокусироваться на одной из целей или большой задаче первого уровня. Используйте это представление для того, чтобы фокусироваться при планировании.
Таймлайн
«Таймлайн» — в этом представлении вам будет удобно видеть и контролировать сроки работы по всем задачам.
Ваши выгоды
Вы сможете организовать свою работу по поручениям и задачам.
Ваш руководитель будет понимать какие задачи вы выполняете.
Вы сможете письменно отчитываться о достигнутых результатах.
История работы и информация по задачам сохраняются.