AGM
Время

Как планировать график работы?
Как учитывать отработанное время?
Как и зачем контролировать сроки контрактов с подчиненными?
В этой статье вы найдете ответы на подобные вопросы.
Время – деньги
При подписании контракта подчиненный продает определенное количество часов своего рабочего времени. Обычно это около 170 часов в месяц. При зарплате в 850$ стоимость одного часа составит 5$.

Если у руководителя десять подчиненных, то общая стоимость часа таких подчиненных будет равна 50$. Руководители должны разумно и рачительно распоряжаться купленным у подчиненных временем. Например, не увлекаться длинными совещаниями каждую неделю. Вы легко можете посчитать стоимость одного совещания.

Если подчиненный отлынивает от работы, то это ничто иное, как скрытое воровство времени, а соответственно и денег, которые берет за это время подчиненный. Например, подчиненные могут курить по 10 - 15 минут 6 раз в день. Это 22 часа в месяц или 110$, которые подчиненный ежемесячно получает за время, проведеннное в курилке.

Также вы можете развернуть в Организации систему коммуникаций с элементами социальной сети. Это приведет к тому, что все, у кого есть компьютер, начнут часами переписываться на несущественные темы. Как посчитать потерю часа рабочего времени в деньгах за месяц, вы уже знаете.

Очевидно, что время подчиненных имеет конкретную стоимость и руководители должны это четко понимать. Распоряжаться этим временем следует осознанно и рачительно. Время подчиненных имеет конкретную стоимость в деньгах.
График работы должен быть
Современный работы вполне может учитывать как производственные потребности, так и потребности подчиненных.

Если работа не требует одновременного начала работы всех подчиненных, вы можете допустить персональные графики или разрешить начинать работу в промежутке с 8 до 10 часов утра с соответствующей компенсацией в конце дня. Это будет удобно для починенных и сбережет его нервы и силы для работы.

Если в работе аврал, то можно определить график работы таким образом, чтобы успеть все сделать. Например, начинать раньше или завершать работу позже. Или объявить дополнительную рабочую субботу.

Если в работе, наоборот, малая нагрузка, то можно запланировать и утвердить нерабочий день. Или кого–либо из подчиненных отправить на выходной. Подчиненные будут рады.

В общем, график работы может быть гибким и в него можно и нужно вносить определенные изменения каждую неделю.

В большинстве случаев график работы есть только у тех руководителей, которые определяют работу подчиненных посменно. При этом график недоступен подчиненным. Чтобы узнать, когда и во сколько начинается следующая рабочая смена, подчиненному нужно идти и спрашивать, или смотреть на доске объявлений. Такой подход неудобен и вышестоящим руководителям, поскольку контролировать, как управляет временем подчиненный руководитель совершенно невозможно.

Чтобы решить эти проблемы, мы создали в AGM раздел «График работы».

В этом разделе руководители могут определять график работы подчиненных и легко вносить уточнения. Все подчиненные имеют аккаунт в программе и в любой момент могут видеть свой график работы онлайн. Вышестоящие руководители могут легко контролировать график работы всех опосредованных подчиненных.
Учет отработанного времени
Руководители должны учитывать отработанное время и знать точно, сколько времени отработал каждый подчиненный. В случае переработок справедливо компенсировать их деньгами или дополнительным временем к отпуску.

Работу многих категорий работников удобнее оплачивать с учетом отработанных часов, то есть платить за отработанные часы.

К сожалению, во многих организациях ведется формальный учет времени. Это когда руководители раз в неделю, из головы, заполняют бухгалтерскую форму учета времени. В некоторых организациях учет отработанного времени осуществляется по фиксации входа и выхода подчиненного из офиса. Мало кто задумывается о том, время прихода в офис никак не отражает начало работы. После прихода подчиненный может еще час читать новости в интернете, попивая кофе.

Чтобы руководителям было удобно и легко вести учет отработанного времени подчиненных, мы создали в AGM раздел «Учет времени».

Руководитель определяет, кто ведет учет времени каждого подчиненного: руководитель или подчиненный. У того, кто назначен вести учет, каждый день возникает напоминание с просьбой формализовать отработанное время. Указать время не составит труда.

У некоторых руководителей возникает вопрос: разве можно доверить учет времени подчиненному? А если он начнет заниматься приписками?

Ответ таков: в любой день вы можете провести контрольную проверку и сравнить реальное начало и конец работы с тем, что подчиненный вписывает в учете времени. Если сомневаетесь, то просто предупредите о том, что приписки, это обман, за который будет четкое наказание, например, лишение премии полностью. Если не доверяете — ведите учет сами.

Если у подчиненного оплата происходит по часам, то отмеченное в разделе время автоматически переносится и учитывается в разделе «Оценка работы». Благодаря этому подчиненный видит, сколько денег он уже заработал за прошедший период с учетом своей результативности.

Руководителю видно, сколько времени отработал каждый подчиненный. Подчиненные это видят и знают. Вышестоящие руководители в AGM могут контролировать отработанное время любого из опосредованных подчиненных.
Планирование отпусков или планирование работы в отсутствие подчиненных
Часто так бывает, что подчиненные ждут до последнего и приходят с заявлением на отпуск в последний момент. Если у подчиненных в эти сроки заканчиваются контракты, то руководитель не имеет возможности отказать. Руководитель попадает в неприятную ситуацию.

Или подчиненные приходят с заявлением на получение части подложенного отпуска. Возникает вопрос: а сколько дней уже отгулял подчиненный ранее? Поиск ответа на этот и подобные вопросы сопровождается беготней в кадровую и бухгалтерскую службы и отнимает время.

Причина проблем очевидна — руководители не имеют системы учета отпусков подчиненных. Как решать проблемы? Используйте AGM. В разделе «Отпуска» руководители могут учитывать прошедшие и будущие отпуска подчиненных.

По каждому подчиненному можно указать срок текущего контракта, положенное количество дней отпуска и внести предполагаемы даты отпусков в любой момент. Подчиненные имеют доступ к этому разделу и могут в электронном виде обратиться к руководителю с предложением запланировать отпуск в указанные им сроки. Руководитель может согласовать или отказать прямо в разделе.

История отпусков сохраняется.

Как и во всех других разделах, отпуска подчиненных видят не только сами подчиненные, но и все вышестоящие руководители.
Контроль сроков контрактов
Очень неприятным может оказаться для руководителя момент, когда подчиненный сообщает, что сегодня он работает последний день, поскольку контракт заканчивается. Если руководитель был не в курсе и не готов к уходу подчиненного, то это проблема, так как на поиск адкватной замены уйдет не одна неделя времени. Проблема может быть еще больше, если это — ключевой работник, выполняющий важный участок работы.

В наше время текучка кадров бьет рекорды. Руководителям не стоит полагаться на кадровиков и ждать от них напоминаний о сроках контрактов с подчиненными. Часто так бывает, что сами кадровики меняются и далеко не всегда в курсе всех важных моментов.

Что стоит делать, так это начать вести учет контрактов с подчиненными в AGM. В разделе «Контракты» каждый руководитель может внести срок окончания текущего контракта. За два месяца до окончания контракта руководитель получит напоминание. Благодаря этому будет время найти замену, если подчиненный не намерен продлевать контракт.

Также график окончания контрактов удобен и необходим для рассмотрения вариантов сокращений или перемещений сотрудников в Организации в целом. В общем, это простой, но, в тоже время, очень удобный функционал. Как и во всех других разделах, график контрактов могут контролировать все вышестоящие руководители.
Как не забыть и не сойти с ума
И у руководителей, и у подчиненных в процессе работы возникает большое количество «важно не забыть» — мелких напоминаний самому себе на конкретный день. Кто-то пытается все запоминать, кто-то записывает в блокнот, кто-то даже ставит крестик ручкой на руке. Не все такие напоминания на сегодня, многие на завтра, послезавтра или на следующую неделю.

Человеческий мозг устроен так, что степень беспокойства прямо пропорциональна беспорядку в таких «важно не забыть». Как только вы что-то плохо записали или начали забывать, ваше подсознание начнет вас тревожить. Вы не сможете с этим ничего сделать до тех пор, пока не создадите надежную систему сохранения напоминаний.

Чтобы решить эту проблему, мы добавили в AGM подраздел «Напоминания». Он есть в доступе у каждого работника. В этом разделе легко и просто вносить напоминания самому себе с указанием даты напоминания.

Почему вам стоит пользоваться именно этим разделом AGM, а не другими программами или приложениями? Дело в том, записав напоминание в AGM, вы сможете в любой момент распорядиться этой информацией внутри программы: создать встречу, задачу, перенести информацию в идеи или архив. Когда у вас вся информация находится в единой информационной системе и ее легко перемещать — это удобно.

Понимая, что напоминания часто необходимо зафиксировать «на ходу», мы добавили в мобильное приложение AGM для iPhone возможность быстрого сохранения напоминаний. Все, что вы сохраните в мобильном приложении будет немедленно синхронизировано в веб-приложении. Сохранять напоминания в AGM удобно и легко.
Как планировать встречи
Работа всех руководителей насыщена встречами с подчиненными, коллегами или подрядчиками. Планирование встреч может происходить заранее, например за неделю или даже за месяц. Для того, чтобы руководителям было удобно планировать встречи, мы создали в AGM подраздел «Встречи».

Также бывают важные действия, которые необходимо выполнить в точно определенное время. Их тоже можно вносить в этом разделе.

Вы легко можете перетянуть напоминание в раздел «Встречи» и создать новую встречу. Или, наоборот, перетянуть встречу в раздел «Напоминания».

Все встречи или временные события, которые отмечены в этом разделе, синхронизируются с мобильным приложением для iPhone. Встречи, зафиксированные в мобильном приложении немедленно станут видны и в веб-приложении.

Раздел «Встречи» подчиненного доступен для контроля со стороны его руководителя. Эта опция позволяет руководителям видеть, как планируют свое рабочее время подчиненные.
Как руководителям планировать свои действия
В разделах «График работы» и «Отпуска» руководители планируют рабочее время подчиненных в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Опираясь на информацию из раздела «Контракты», руководители планируют человеческие ресурсы. Это важные моменты в работе в работе руководителей по управлению подчиненными.

Тем не менее, всем руководителям важно планировать свои текущие действия. Для этого руководителю необходимо оценивать стоящие перед ним цели, задачи, учитывать напоминания и запланированные встречи. Каждый руководитель сможет легко организовать и контролировать всю свою рабочую информацию в AGM. Очень удобно, когда есть порядок, возможность легко манипулировать событиями или переносить сроки напоминаний.
Мягкая сила AGM
Само наличие системы планирования и учета времени в AGM является мотивирующим и направляющим фактором для руководителей.

Порядка с графиком работы, учетом времени, отпусками и сроками контрактов становится гораздо больше. Персональная работа по планированию действий во времени также преобразуется в лучшую сторону.

Вышестоящие руководители получают возможность контролировать, как подчиненные им руководители планируют и учитывают время своих подчиненных.

Новые руководители, при передаче им полномочий, моментально получают доступ ко всей этой информации, и это очень важно.

Разделы «График работы», «Учет времени», «Отпуска», «Контракты», «Напоминания» и «Встречи» будут удобны и полезны всем вашим подчиненным.
Подводим итоги
Упущенное или не запланированное время подчиненных — это впустую потраченные деньги.

Определите график работы каждого подчиненного и каждого подразделения.

Контролируйте, как руководители создают график работы.

Организуйте прозрачный и понятный учет реально отработанного рабочего времени.

Учитывайте отпуска и планируйте рабочее время с учетом отпусков подчиненных.

Контролируйте сроки контрактов.

Создавайте напоминания и планируйте встречи.

Контролируйте план на день своих подчиненных.

Легко передавайте дела при увольнении руководителей.

AGM— это специальная информационная система, которая вам поможет в управлении рабочим временем.