Поручения
“
Часто подчиненные не ведут учета поручений и ничего не фиксируют.
Это значительно затрудняет контроль их работы со стороны руководителя...
Это значительно затрудняет контроль их работы со стороны руководителя...
Что вам стоит предпринять
Требуйте от подчиненных вести учет всех рабочих задач в разделе «Поручения», фиксировать актуальную рабочую информацию и историю работы. Это позволит вам легко контролировать их работу.
Требуйте от подчиненных вести учет всех рабочих задач в разделе «Поручения», фиксировать актуальную рабочую информацию и историю работы. Это позволит вам легко контролировать их работу.
Что должны делать ваши подчиненные
Каждое поручение, которое получено от вас в устной форме, задача-инициатива или возникшая проблема, решением которой занимается подчиненный, должно быть обязательно внесено в AGM. Иное не обсуждается!
Каждое поручение, которое получено от вас в устной форме, задача-инициатива или возникшая проблема, решением которой занимается подчиненный, должно быть обязательно внесено в AGM. Иное не обсуждается!
Вы можете поручать задачи прямо в AGM
Сделать это просто: выберите подчиненного, создайте поручение и укажите срок.
Подчиненный тут же получит уведомление увидит поручение в AGM и в приложении AGM задачи на моб. телефоне.
Сделать это просто: выберите подчиненного, создайте поручение и укажите срок.
Подчиненный тут же получит уведомление увидит поручение в AGM и в приложении AGM задачи на моб. телефоне.
Вы можете поручить подчиненному выполнять любую задачу из своего списка задач
Чтобы это сделать, просто укажите вместо себя нового исполнителя. Задача станет видна подчиненному в его списке задач.
Такие поручения имеют иконку молнии, что показывает починенному — это поручение важно для руководителя и он видит его в своем списке задач.
Чтобы это сделать, просто укажите вместо себя нового исполнителя. Задача станет видна подчиненному в его списке задач.
Такие поручения имеют иконку молнии, что показывает починенному — это поручение важно для руководителя и он видит его в своем списке задач.
Вы увидели поручение в списке задач подчиненного и захотели видеть его и в своем вписке задач?
В списке задач подчиненного наведите на точку в начале задачи, в меню выберите «Привязать у себя». После этого задача станет видна одновременно в списке задач подчиненного и в вашем списке. У задачи появится иконка молнии.
В списке задач подчиненного наведите на точку в начале задачи, в меню выберите «Привязать у себя». После этого задача станет видна одновременно в списке задач подчиненного и в вашем списке. У задачи появится иконка молнии.
Как создать одинаковое поручение одновременно нескольким подчиненным
Нажмите «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных — каждому будет создано персональное поручение.
Нажмите «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных — каждому будет создано персональное поручение.
Вы создали поручение подчиненному, а потом поняли, что хотите дать такое же поручение кому-либо еще. Что делать?
Наведите на точку в начале задачи, в выпадающем меню выберите «Копия» и укажите исполнителя — будут создана копия задачи, которая станет видна в списке задач этого исполнителя.
Наведите на точку в начале задачи, в выпадающем меню выберите «Копия» и укажите исполнителя — будут создана копия задачи, которая станет видна в списке задач этого исполнителя.
Будущего исполнителя задачи можно наметить заранее
Возможна такая ситуация: вы не до конца сформулировали поручение, но предполагаете будущего исполнителя.
Укажите будущего исполнителя в специальном поле в названии задачи (где это поле — смотрите на картинке) чтобы не забыть.
Как только закончите формулировать задачу и захотите ее реально поручить, укажите нового исполнителя в поле «Исполнитель».
Возможна такая ситуация: вы не до конца сформулировали поручение, но предполагаете будущего исполнителя.
Укажите будущего исполнителя в специальном поле в названии задачи (где это поле — смотрите на картинке) чтобы не забыть.
Как только закончите формулировать задачу и захотите ее реально поручить, укажите нового исполнителя в поле «Исполнитель».
Правила работы с поручениями
1_Если руководитель поставил задачу и не обозначил срок исполнения, а исполнитель не уточнил, срок выполнения – до конца текущего рабочего дня.
2_Если задачу не удается выполнить в установленный срок, исполнитель обязан предупредить руководителя заранее, до наступления дедлайна. Если это не сделано, считаем, что причина невыполнения не «не успел», а «забыл».
3_Если исполнитель в момент получения задачи не предложил увеличить срок исполнения, а также не запросил уточнений или дополнительных ресурсов, значит задача принята и у исполнителя есть все для ее исполнения.
4_Если исполнитель, действуя по регламенту, видит, что в конкретной ситуации его действия могут принести вред клиенту, компании или третьим лицам, он обязан сразу сообщить об этом руководителю и согласовать отступление от регламента.
5_Если исполнитель считает, что в конкретной ситуации нужно отклониться от регламента и правил, он должен согласовать это с руководителем.
6_Выполнение одной задачи не может быть уважительной причиной для срыва сроков по другой.
7_В случае, если исполнителю для выполнения задачи нужны какие-то дополнительные ресурсы со стороны руководителя, то ответственность за запрос на получение этих ресурсов лежит полностью на исполнителе.
8_Если задача не выполнена потому что руководитель забыл выделить ресурсы или предоставить какие-либо материалы, а исполнитель не напомнил ему столько раз, сколько это требовалось для выполнения задачи, ответственность за неисполнение лежит на исполнителе.
Результаты работы подчиненных
“
Подчиненные не имеют привычки своевременно докладывать о достигнутых результатах и держат руководителя в неведении...
Как легко контролировать ход работы по вашим поручениям
Требуйте от подчиненных ЕЖЕДНЕВНО фиксировать результаты, прикладывать файлы и фото результатов.
Запрещайте сообщать результаты в чатах или почте. Информация должна сохраняться в одном месте — в описании задачи.
Требуйте от подчиненных ЕЖЕДНЕВНО фиксировать результаты, прикладывать файлы и фото результатов.
Запрещайте сообщать результаты в чатах или почте. Информация должна сохраняться в одном месте — в описании задачи.
Комментируйте работу подчиненного
Обратная связь важна для подчиненных: оставляйте комментарии по всем задачам.
Если у вас нет времени или желания писать текст, вы можете записать голосовой комментарий.
При желании вы можете оценивать текущую работу по задаче с выставлением оценки.
Обратная связь важна для подчиненных: оставляйте комментарии по всем задачам.
Если у вас нет времени или желания писать текст, вы можете записать голосовой комментарий.
При желании вы можете оценивать текущую работу по задаче с выставлением оценки.
Для создания объемных отчетов, которые содержат в себе много файлов, требуйте использовать редактор отчетов AGM
Создать отчет подчиненному будет не сложно — нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Создать отчет подчиненному будет не сложно — нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Как завершить задачу, которую выполнял подчиненный
Нажмите «завершить» и оставьте свой комментарий, если сочтете это необходимым.
При желании вы можете оценить работу по задаче с выставлением оценки.
Нажмите «завершить» и оставьте свой комментарий, если сочтете это необходимым.
При желании вы можете оценить работу по задаче с выставлением оценки.
Подчиненный может сам завершить задачу
Выполнив задачу, подчиненный может сам завершить задачу.
Требуйте фиксировать финальные результаты и прикладывать фото или видео результата.
Контролируйте, чтобы подчиненные, ни в коем случае, не удаляли, а завершали задачи — информация должна сохраняться.
Выполнив задачу, подчиненный может сам завершить задачу.
Требуйте фиксировать финальные результаты и прикладывать фото или видео результата.
Контролируйте, чтобы подчиненные, ни в коем случае, не удаляли, а завершали задачи — информация должна сохраняться.
Информацию по завершенной задаче можно сохранить в разделе «Инфо»
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо».
Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо».
Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Планирование работы подчиненными
“
Если подчиненные не планируют свои действия по задачам — даже не надейтесь, что работа будет выполнена хорошо...
Причины, по которым подчиненные не планируют
- Не умеют анализировать, оценивать, сравнивать и планировать.
- Относятся к работе легкомысленно.
- Не хотят — чтобы планировать, нужно думать, а это напрягает.
Что делать
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Контролируйте, как подчиненные выполняют это ваше требование.
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Контролируйте, как подчиненные выполняют это ваше требование.
Где подчиненный должен фиксировать план действий
Рабочую информацию, файлы, будущие действия и необходимые ресурсы подчиненный должен отражать в левой части описания.
Рабочую информацию, файлы, будущие действия и необходимые ресурсы подчиненный должен отражать в левой части описания.
Требуйте согласовывать с вами план действий и бюджет расходов
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному.
Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному.
Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Контроль выполнения поручений
“
Доверяй, но проверяй!
Контролируйте длительность работы по задаче
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан ее возраст.
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан ее возраст.
Берите на контроль наиболее важные задачи подчиненных
Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Все задачи, которые вы взяли на контроль, будут отражаться у вас в отдельной папке «На контроле».
Как создать напоминание себе по задаче подчиненного
Перейдите в список задач подчиненного и укажите дату по задаче — вы получите напоминание в этот день.
Так вы будете сразу видеть задачи подчиненного, работу по которым вы хотели отдельно проконтролировать.
Перейдите в список задач подчиненного и укажите дату по задаче — вы получите напоминание в этот день.
Так вы будете сразу видеть задачи подчиненного, работу по которым вы хотели отдельно проконтролировать.
Отмечайте важные задачи флажком
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Важный момент: подчиненные не видят ваших флажков.
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Важный момент: подчиненные не видят ваших флажков.
Если вы недовольны работой подчинённого, в результатах нажмите «Оценить», выставьте низкую оценку и прокомментируйте.
Если вы довольны работой по задаче, в результатах нажмите «Оценить», выставьте высокую оценку и прокомментируйте.
Если подчиненный не справляется, вы можете забрать задачу себе: наведите на точку с выпадающим меню и выберите «Забрать себе».
Представление «Проекты»
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи этой цели.
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи этой цели.
Представление «Таймлайн»
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
Вышестоящие руководители видят задачи опосредованных подчиненных
Все руководители имеют доступ к задачам опосредованных подчиненных.
Они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии.
Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, уведомление получат исполнитель и его руководитель.
Все руководители имеют доступ к задачам опосредованных подчиненных.
Они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии.
Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, уведомление получат исполнитель и его руководитель.
Уведомления подчиненных
Уведомления о действиях подчиненных
- Подчиненный создал новую задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование, завершил задачу — вы получите уведомление в виде почтового «конверта».
- Как только вы откроете описание задачи, «конверт» станет открытым.
- Чтобы полностью скрыть «конверт», нажмите на нем.
Подчиненный увидит красный «конверт» на задаче
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Задача привязана в списке задач руководителя
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
Руководитель взял задачу на контроль
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Серые «конверты» в списке задач подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Ваши действия
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.