Поручения
Организуйте учет и легко контролируйте работу
по каждому поручению.
по каждому поручению.
Какую проблему решаем
Поручений и задач обычно много, и без их фиксации легко потерять контроль. Если подчинённые не записывают, что им поручено, отслеживать выполнение и контролировать подчиненных становится сложно.
В этом разделе вы можете организовать учет задач и поручений. Это позволит вам организовать рабочую информацию и легко контролировать действия подчиненных.
Поручений и задач обычно много, и без их фиксации легко потерять контроль. Если подчинённые не записывают, что им поручено, отслеживать выполнение и контролировать подчиненных становится сложно.
В этом разделе вы можете организовать учет задач и поручений. Это позволит вам организовать рабочую информацию и легко контролировать действия подчиненных.
Поручайте задачи устно
При этом требуйте немедленно фиксировали ваши поручения в разделе ЗАДАЧИ! Это позволит вам легко контролировать работу всех подчиненных и иметь быстрый доступ ко всей рабочей информации по задачам.
При этом требуйте немедленно фиксировали ваши поручения в разделе ЗАДАЧИ! Это позволит вам легко контролировать работу всех подчиненных и иметь быстрый доступ ко всей рабочей информации по задачам.
Поручайте задачи письменно
Выберите исполнителя и создайте поручение. Подчиненный немедленно увидит поручение в веб-версии и в мобильном приложении одновременно.
Выберите исполнителя и создайте поручение. Подчиненный немедленно увидит поручение в веб-версии и в мобильном приложении одновременно.
Создавайте поручение нескольким подчиненным одновременно
Нажмите «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных — каждому будет создано персональное поручение.
Нажмите «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных — каждому будет создано персональное поручение.
Вы создали поручение, а потом поняли, что хотите дать такое же поручение кому-либо еще?
Наведите на точку в начале задачи, в выпадающем меню выберите «Копия» и укажите исполнителя — будут создана копия задачи, которая станет видна в списке задач этого исполнителя.
Наведите на точку в начале задачи, в выпадающем меню выберите «Копия» и укажите исполнителя — будут создана копия задачи, которая станет видна в списке задач этого исполнителя.
Вы можете поручить задачу из своего списка задач
Чтобы это сделать, просто укажите вместо себя нового исполнителя. Задача станет видна подчиненному в его списке задач. Такие поручения имеют иконку молнии, которая показывает починенному — поручение особенно важно для руководителя.
Чтобы это сделать, просто укажите вместо себя нового исполнителя. Задача станет видна подчиненному в его списке задач. Такие поручения имеют иконку молнии, которая показывает починенному — поручение особенно важно для руководителя.
Вы увидели поручение в списке задач подчиненного и захотели закрепить его в своем списке?
В списке задач подчиненного наведите на точку в начале задачи и в меню выберите «Привязать у себя».
У задачи появится иконка молнии и она станет видна в вашем списке. Если не нужно — вы можете отвязать задачу – она исчезнет у вас, но останется в списке задач подчиненного.
В списке задач подчиненного наведите на точку в начале задачи и в меню выберите «Привязать у себя».
У задачи появится иконка молнии и она станет видна в вашем списке. Если не нужно — вы можете отвязать задачу – она исчезнет у вас, но останется в списке задач подчиненного.
Правила работы с поручениями
1_Если руководитель поставил задачу и не обозначил срок исполнения, а исполнитель не уточнил, срок выполнения – до конца текущего рабочего дня.
2_Если задачу не удается выполнить в установленный срок, исполнитель обязан предупредить руководителя заранее, до наступления дедлайна. Если это не сделано, считаем, что причина невыполнения не «не успел», а «забыл».
3_Если исполнитель в момент получения задачи не предложил увеличить срок исполнения, а также не запросил уточнений или дополнительных ресурсов, значит задача принята и у исполнителя есть все для ее исполнения.
4_Если исполнитель, действуя по регламенту, видит, что в конкретной ситуации его действия могут принести вред клиенту, компании или третьим лицам, он обязан сразу сообщить об этом руководителю и согласовать отступление от регламента.
5_Если исполнитель считает, что в конкретной ситуации нужно отклониться от регламента и правил, он должен согласовать это с руководителем.
6_Выполнение одной задачи не может быть уважительной причиной для срыва сроков по другой.
7_В случае, если исполнителю для выполнения задачи нужны какие-то дополнительные ресурсы со стороны руководителя, то ответственность за запрос на получение этих ресурсов лежит полностью на исполнителе.
8_Если задача не выполнена потому что руководитель забыл выделить ресурсы или предоставить какие-либо материалы, а исполнитель не напомнил ему столько раз, сколько это требовалось для выполнения задачи, ответственность за неисполнение лежит на исполнителе.
Как использовать эти правила
Скопируйте текст, опубликуйте их в разделе «Правила». Доведите до подчиненных. Требуйте исполнения ваших требований.
Планирование работы подчиненными
Если подчиненные не планируют свои действия по задачам — даже не надейтесь, что работа будет выполнена хорошо...
Почему подчиненные не планируют действия в задаче
- Не понимают разницы между действиями и задачами.
- Не умеют анализировать, оценивать, сравнивать и планировать.
- Относятся к работе легкомысленно.
- Руководитель не требует этого от подчиненных
Что делать?
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Требуйте согласовывать план действий и бюджет расходов
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному. Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному. Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Результаты работы подчиненных
Подчиненные не имеют привычки своевременно докладывать о достигнутых результатах и держат руководителя в неведении. Это - проблема...
Как вы можете контролировать подчиненных
Требуйте ежедневно фиксировать результаты, прикладывать файлы и фото результатов в описании задачи! Совершил действия – отрази достигнутые результаты в задаче, а не в чате, почте или ртом. Это позволит вам легко контролировать всех подчиненных.
Требуйте ежедневно фиксировать результаты, прикладывать файлы и фото результатов в описании задачи! Совершил действия – отрази достигнутые результаты в задаче, а не в чате, почте или ртом. Это позволит вам легко контролировать всех подчиненных.
Комментируйте работу подчиненных
Обратная связь важна для подчиненных: оставляйте комментарии по всем задачам.
Если у вас нет времени или желания писать текст, вы можете записать голосовой комментарий.
При желании вы можете оценивать текущую работу по задаче с выставлением оценки.
Обратная связь важна для подчиненных: оставляйте комментарии по всем задачам.
Если у вас нет времени или желания писать текст, вы можете записать голосовой комментарий.
При желании вы можете оценивать текущую работу по задаче с выставлением оценки.
Для создания отчетов требуйте использовать редактор AGM
Для создания отчетов, которые содержат много файлов, требуйте использовать редактор AGM. Создать отчет подчиненному будет не сложно — нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Для создания отчетов, которые содержат много файлов, требуйте использовать редактор AGM. Создать отчет подчиненному будет не сложно — нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Как завершить задачу, которую выполнял подчиненный
Нажмите «завершить» и оставьте свой комментарий, если сочтете это необходимым.
При желании вы можете оценить работу по задаче с выставлением оценки.
Нажмите «завершить» и оставьте свой комментарий, если сочтете это необходимым.
При желании вы можете оценить работу по задаче с выставлением оценки.
Подчиненный может сам завершить задачу
Выполнив задачу, подчиненный может сам завершить задачу. Требуйте фиксировать финальные результаты и прикладывать фото или видео результата. Контролируйте, чтобы подчиненные, ни в коем случае, не удаляли, а завершали задачи — информация должна сохраняться.
Выполнив задачу, подчиненный может сам завершить задачу. Требуйте фиксировать финальные результаты и прикладывать фото или видео результата. Контролируйте, чтобы подчиненные, ни в коем случае, не удаляли, а завершали задачи — информация должна сохраняться.
Информацию по задаче можно сохранить в разделе «Инфо»
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо». Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо». Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Контроль выполнения поручений
Доверяй, но проверяй!
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан ее возраст.
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан ее возраст.
Берите на контроль наиболее важные задачи подчиненных
Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Задачи, которые вы взяли на контроль, будут отражаться в папке «На контроле»
Как создать напоминание по задаче подчиненного
Перейдите в список задач подчиненного и создайте напоминание по задаче. В указанный день вы получите уведомление.
Перейдите в список задач подчиненного и создайте напоминание по задаче. В указанный день вы получите уведомление.
Отмечайте важные задачи флажком
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Подчиненные ваших флажков не видят, они видят только свои флажки.
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Подчиненные ваших флажков не видят, они видят только свои флажки.
Если вы недовольны работой подчинённого
В результатах нажмите «Оценить», выставьте низкую оценку и прокомментируйте.
В результатах нажмите «Оценить», выставьте низкую оценку и прокомментируйте.
Если вы довольны работой по задаче
В результатах нажмите «Оценить», выставьте высокую оценку и прокомментируйте.
В результатах нажмите «Оценить», выставьте высокую оценку и прокомментируйте.
Вы можете забрать задачу себе, если подчиненный не справляется
Для этого наведите на точку с выпадающим меню и выберите «Забрать себе».
Для этого наведите на точку с выпадающим меню и выберите «Забрать себе».
Представление «Проекты»
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи по этой цели.
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи по этой цели.
Представление «Таймлайн»
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
В AGM вышестоящие руководители видят все задачи не только прямых, но и всех опосредованных подчиненных. Они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии. Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, уведомление получат исполнитель и его руководитель.
Уведомления
Уведомления вас о действиях подчиненных в задачах
Если подчиненный создал новую задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование или завершил задачу — вы об этом тут же узнаете. Вы получите уведомление в виде почтового конверта. Как только вы откроете описание задачи, конверт станет открытым. Чтобы полностью скрыть конверт, нажмите на нем.
Если подчиненный создал новую задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование или завершил задачу — вы об этом тут же узнаете. Вы получите уведомление в виде почтового конверта. Как только вы откроете описание задачи, конверт станет открытым. Чтобы полностью скрыть конверт, нажмите на нем.
Подчиненный увидит красный «конверт» на задаче
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Задача привязана в списке задач руководителя
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
Руководитель взял задачу на контроль
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Серые «конверты» в списке задач подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Ваши действия
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.