Поручения подчиненным
“
Чтобы усложнить контроль над собой, хитрые подчиненные ничего не записывают. Чтобы это пресечь, требуйте фиксировать все поручения в AGM.
Требуйте от подчиненных фиксировать все поручения в AGM
Давая поручения устно, требуйте от подчиненных их фиксировать. Это позволит вам легко контролировать их работу.
Или сами отдавайте поручения в письменном виде — подчиненные будут мгновенно их видеть в AGM и в мобильном приложении.
Давая поручения устно, требуйте от подчиненных их фиксировать. Это позволит вам легко контролировать их работу.
Или сами отдавайте поручения в письменном виде — подчиненные будут мгновенно их видеть в AGM и в мобильном приложении.
Фиксируйте поручения подчиненным в разделе «Задачи»
Выберите подчиненного, создайте задачу, укажите срок выполнения поручения, сформулируйте детали, приложите файлы или фото. Подчиненный немедленно увидит это поручение в браузере и приложении «Мобильные задачи» в своем телефоне.
Также вы можете воспользоваться кнопками «+Задача» и «+Поручение», которые находятся в низу экрана.
Выберите подчиненного, создайте задачу, укажите срок выполнения поручения, сформулируйте детали, приложите файлы или фото. Подчиненный немедленно увидит это поручение в браузере и приложении «Мобильные задачи» в своем телефоне.
Также вы можете воспользоваться кнопками «+Задача» и «+Поручение», которые находятся в низу экрана.
Как быстро создать одинаковое поручение нескольким подчиненным
Нажмите кнопку «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных. Сохраните. Каждому указанному подчиненному будет создано персональное поручение.
Нажмите кнопку «+Поручение». Сформулируйте поручение. Нажмите на исполнителе. Нажмите «Выбрать несколько» и укажите подчиненных. Сохраните. Каждому указанному подчиненному будет создано персональное поручение.
Любую из своих задач вы можете поручить подчиненному
Чтобы это сделать, укажите вместо себя нового исполнителя. Задача останется в вашем списке и станет видна подчиненному в его списке задач. Задачи с двойной привязкой (у вас и у подчиненного) имеют иконку молнии.
Чтобы это сделать, укажите вместо себя нового исполнителя. Задача останется в вашем списке и станет видна подчиненному в его списке задач. Задачи с двойной привязкой (у вас и у подчиненного) имеют иконку молнии.
Как привязать задачу подчиненного в своем списке задач
Перейдите в список задач подчиненного. Наведите на точку в начале задачи и в меню выберите «Привязать у себя».
Укажите, где расположить задачу. После этого задача будет видна в списке подчиненного и в вашем списке одновременно.
Задачи с двойной привязкой (у вас и у подчиненного) имеют иконку молнии.
Перейдите в список задач подчиненного. Наведите на точку в начале задачи и в меню выберите «Привязать у себя».
Укажите, где расположить задачу. После этого задача будет видна в списке подчиненного и в вашем списке одновременно.
Задачи с двойной привязкой (у вас и у подчиненного) имеют иконку молнии.
Как создать копию задачи
Ситуация: вы создали поручение подчиненному, а потом поняли, что хотите дать такое же поручение кому-либо еще. Что делать?
Наведите на точку в начале задачи, выберите в выпадающем меню «Копия», укажите исполнителей — будет создана копия задачи.
Ситуация: вы создали поручение подчиненному, а потом поняли, что хотите дать такое же поручение кому-либо еще. Что делать?
Наведите на точку в начале задачи, выберите в выпадающем меню «Копия», укажите исполнителей — будет создана копия задачи.
Вы можете указать будущего исполнителя
Возможна такая ситуация: вы не до конца сформулировали поручение, но точно знаете будущего исполнителя.
Просто укажите будущего исполнителя рядом в специальном поле в названии задачи, чтобы не забыть.
Эта задача не видна подчиненному, но у вас будет метка о том, кому вы собираетесь поручить эту задачу в будущем — это удобно.
Как только закончите планировать, укажите нового исполнителя в поле «Исполнитель».
Возможна такая ситуация: вы не до конца сформулировали поручение, но точно знаете будущего исполнителя.
Просто укажите будущего исполнителя рядом в специальном поле в названии задачи, чтобы не забыть.
Эта задача не видна подчиненному, но у вас будет метка о том, кому вы собираетесь поручить эту задачу в будущем — это удобно.
Как только закончите планировать, укажите нового исполнителя в поле «Исполнитель».
Результаты работы подчиненных
“
Многие подчиненные не имеют привычки своевременно докладывать о достигнутых результатах и держат руководителя в неведении... Вам это надо?
Требуйте фиксировать достигнутые результаты в задачах
Требуйте фиксировать результаты, прикладывать файлы, фото и видео результатов. Запрещайте присылать результаты работы в чатах. Информация должна сохраняться и накапливаться в одном месте. Отслеживайте текущие результаты работы подчиненных!
Требуйте фиксировать результаты, прикладывать файлы, фото и видео результатов. Запрещайте присылать результаты работы в чатах. Информация должна сохраняться и накапливаться в одном месте. Отслеживайте текущие результаты работы подчиненных!
Комментируйте работу подчиненного
Оставляйте комментарии по всем задачам. Обратная связь крайне важна для подчиненных.
Оставляйте комментарии по всем задачам. Обратная связь крайне важна для подчиненных.
Подчиненный может подготовить отчет о своей работе в AGM
Если отчет содержит много текста, изображений файлов, поручите создавать его в редакторе AGM.
Для создания отчета нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Если отчет содержит много текста, изображений файлов, поручите создавать его в редакторе AGM.
Для создания отчета нужно нажать иконку документа AGM в поле результата.
Как завершить задачу, которую выполнял подчиненный
Нажмите «завершить». Потом оставьте комментарий, если сочтете это необходимым.
Нажмите «завершить». Потом оставьте комментарий, если сочтете это необходимым.
Подчиненный может и сам завершить задачу
Контролируйте, чтобы подчиненные завершали, а не удаляли выполненные задачи — информация должна сохраняться.
Требуйте фиксировать достигнутые результаты и приложить фото или видео результата.
Контролируйте, чтобы подчиненные завершали, а не удаляли выполненные задачи — информация должна сохраняться.
Требуйте фиксировать достигнутые результаты и приложить фото или видео результата.
Информацию по завершенной задаче можно сохранить в разделе «Инфо»
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо».
Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Иногда в процессе работы по задаче накапливается ценная информация. Вы можете ее сохранить в разделе «Инфо».
Для этого справа в описании задачи нажмите кнопку «Сохранить в инфо» — информация по задаче сохранится в разделе «Инфо».
Планирование работы подчиненными
“
Если подчиненные не планируют свои действия по задачам — даже не надейтесь, что работа будет выполнена хорошо...
Причины, по которым подчиненные не планируют
- Не умеют анализировать, оценивать, сравнивать и планировать.
- Относятся к работе легкомысленно.
- Не хотят — чтобы планировать, нужно думать, а это напрягает.
Что делать
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Контролируйте, как подчиненные выполняют это ваше требование.
Требуйте анализировать обстоятельства и планировать действия и бюджеты до начала работы.
Требуйте фиксировать основные моменты плана действий в описании задачи.
Контролируйте, как подчиненные выполняют это ваше требование.
Где подчиненный должен фиксировать план действий
Рабочую информацию, файлы, будущие действия и необходимые ресурсы подчиненный должен отражать в левой части описания.
Рабочую информацию, файлы, будущие действия и необходимые ресурсы подчиненный должен отражать в левой части описания.
Требуйте согласовывать с вами план действий и бюджет расходов
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному.
Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Подчиненный должен нажать «Согласовать» в результатах, сформулировать запрос и отправить вам.
Вы получите уведомление и сможете быстро ознакомиться и ответить подчиненному.
Не игнорируйте этот момент — лучше вам проверить план действий вначале, чем расхлебывать проблемы в конце.
Контроль исполнения поручений
“
Доверяй, но проверяй!
Вы получите уведомление
Если подчиненный не завершил работу в указанный срок — вы получите уведомление.
Если подчиненный не начал вовремя работу задаче — вы получите уведомление.
Если подчиненный просит согласовать планы или результаты — вы получите уведомление.
Если подчиненный не завершил работу в указанный срок — вы получите уведомление.
Если подчиненный не начал вовремя работу задаче — вы получите уведомление.
Если подчиненный просит согласовать планы или результаты — вы получите уведомление.
Контролируйте работу по задаче
Перейдите в список задач подчиненного и кажите дату по задаче — вы получите напоминание в этот день. При встрече с подчиненным вы будете сразу видеть задачи, работу по которым хотели проконтролировать или обсудить.
Перейдите в список задач подчиненного и кажите дату по задаче — вы получите напоминание в этот день. При встрече с подчиненным вы будете сразу видеть задачи, работу по которым хотели проконтролировать или обсудить.
Контролируйте длительность работы по задаче
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи. Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан «возраст» с момента ее создания. Помните об этом.
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи. Чтобы вам было удобнее контролировать таких работников, в каждой задаче указан «возраст» с момента ее создания. Помните об этом.
Отмечайте важные задачи флажком
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Важный момент: подчиненные не видят таких ваших флажков. У подчиненных свои флажки.
Установите желтый флажок по самым важным задачам подчиненных и вы будете их легко видеть.
Важный момент: подчиненные не видят таких ваших флажков. У подчиненных свои флажки.
Сомневаетесь – возьмите задачу подчиненного на контроль
Смело берите на контроль наиболее важные задачи подчиненных. Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, а у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Смело берите на контроль наиболее важные задачи подчиненных. Наведите на точку и выберите «Взять на контроль» – у вас появится метка желтого цвета, а у подчиненного появится метка красного цвета. Так подчиненный будет видеть ваше особое внимание к этой задаче.
Папка «На контроле»
Все задачи, которые вы взяли на контроль, будут отражаться в отдельной папке «На контроле». Это удобно.
Все задачи, которые вы взяли на контроль, будут отражаться в отдельной папке «На контроле». Это удобно.
Как отметить негативную работу по задаче
Если вы недовольны работой подчинённого, в результатах нажмите «Оценить», выставьте низкую оценку и прокомментируйте.
Если вы недовольны работой подчинённого, в результатах нажмите «Оценить», выставьте низкую оценку и прокомментируйте.
Как отметить позитивную работу по задаче
Если вы довольны работой по задаче, в результатах нажмите «Оценить», выставьте высокую оценку и прокомментируйте.
Если вы довольны работой по задаче, в результатах нажмите «Оценить», выставьте высокую оценку и прокомментируйте.
Если подчиненный не справляется, вы можете забрать задачу себе
Чтобы это сделать, наведите на точку с выпадающим меню и выберите «Забрать себе».
Чтобы это сделать, наведите на точку с выпадающим меню и выберите «Забрать себе».
Представление «Проекты»
Если у подчиненного очень много задач, ориентироваться в них бывает сложно.
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи этой цели.
Если у подчиненного очень много задач, ориентироваться в них бывает сложно.
Используйте представление «Проекты» для контроля задач внутри цели. Слева выбираете цель — справа видны задачи этой цели.
Представление «Таймлайн»
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
В представлении «Таймлайн» очень удобно видеть и контролировать выполнение задач во времени.
Вышестоящие руководители видят задачи опосредованных подчиненных
Все руководители имеют доступ к задачам опосредованных подчиненных. Они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии. Если такой руководитель оставит комментарий, уведомление получат и исполнитель, и его руководитель.
Все руководители имеют доступ к задачам опосредованных подчиненных. Они могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии. Если такой руководитель оставит комментарий, уведомление получат и исполнитель, и его руководитель.
Уведомления подчиненных
Уведомления о действиях подчиненных
Подчиненный создал задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование или завершил задачу — в таких случаях «конверт» уведомления увидите вы. Как только вы откроете описание задачи, «конверт» станет открытым. Благодаря этому вы будете видеть, какие уведомления вы уже прочитали, а какие еще нет. Чтобы скрыть «конверт», нажмите на нем — уведомление скроется.
Подчиненный создал задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование или завершил задачу — в таких случаях «конверт» уведомления увидите вы. Как только вы откроете описание задачи, «конверт» станет открытым. Благодаря этому вы будете видеть, какие уведомления вы уже прочитали, а какие еще нет. Чтобы скрыть «конверт», нажмите на нем — уведомление скроется.
Подчиненный увидит красный «конверт» на задаче
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Если вы добавили поручение или оставили комментарий в задаче — подчиненный увидит на этой задаче красный «конверт».
Задача привязана в списке задач руководителя
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
По иконке «молнии» подчиненный поймет, что задача привязана в списке задач руководителя и важна для него.
Руководитель взял задачу на контроль
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Видя красную точку перед задачей в своем списке задач подчиненный поймет, что вы взяли эту задачу на контроль.
Серые «конверты» в списке задач подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то вы увидите это по серым конвертам.
Эти конверты исчезнут, как только подчиненный откроет описание задачи и ознакомится с комментарием.
В общем, если вы видите серый конверт на задаче — подчиненный еще не заглядывал в эту задачу.
Ваши действия
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.
Требуйте от подчиненных фиксировать в AGM все поручения и инициативы — так вы ничего не упустите.
Контролируйте сроки, планирование и результаты.
Контролируйте работу подчиненных по задачам и проектам самым серьезным образом.
Вопросы и ответы
Для проверки своих знаний ответьте на вопросы и
сравните с правильными ответами
сравните с правильными ответами
Поручения подчиненным
Три причины:
подчинённые относятся к своей работе поверхностно и расхлябанно;
подчиненные намеренно ничего не записывают, чтобы усложнить контроль со стороны руководителя;
руководители этого не требуют.
подчинённые относятся к своей работе поверхностно и расхлябанно;
подчиненные намеренно ничего не записывают, чтобы усложнить контроль со стороны руководителя;
руководители этого не требуют.
Первый способ: продолжать отдавать поручения устно, но требовать фиксировать все поручения в AGM.
Второй способ: самостоятельно вносить все поручения подчинённым в AGM.
Третий способ: комбинировать первый и второй способы.
Контролировать, как подчиненные выполняют это требование.
Второй способ: самостоятельно вносить все поручения подчинённым в AGM.
Третий способ: комбинировать первый и второй способы.
Контролировать, как подчиненные выполняют это требование.
Навести на точку перед названием задачи и в выпадающим меню выбрать «Создать копию».
Внизу экрана раздела «Поручения» нажать кнопку «+ поручение», сформулировать поручение и указать всех исполнителей. Для этих исполнителей будет создано отдельное поручение.
Нажать на исполнителе задачи и указать подчинённого.
Необходимо навести на точку в начале задачи и выпадающем меню выбрать «Привязать у себя», далее указать место, где должна быть расположена эта задача. Задачи, которые видны одновременно в списках и у руководителя и подчинённого видны по иконке молнии.
Потенциальный исполнитель — это персона, которой вы собираетесь передать свою задачу, после того как окончательно её запланируете. В каждой задаче есть место после названия задачи, где можно отразить будущего исполнителя этой задачи. Иногда так помечать задачи очень удобно.
Планирование и результаты подчиненных
Многие подчинённые не обучены анализировать, оценивать, сравнивать и планировать свои действия. Многие из них относятся к работе довольно легкомысленно. Некоторые просто не хотят планировать потому что это напрягает. Все это приводит к тому, что работа делается совершенно кривым и непотребным образом, тратится много денег, времени, результат при этом часто не достигается.
Руководитель должен требовать от подчинённых анализировать обстоятельства, планировать действия и требуемые расходы до начала реальной работы. Подчинённые должны планировать свою будущую работу и согласовывать свои планы с руководителем. Только после получения одобрения от руководителя они могут начинать свою работу.
В левой части описания задачи.
Должен в обязательном порядке.
Каждый рабочий день по задаче должен заканчиваться письменной фиксацией достигнутого результата в описании.
Информация будет размазана по разным местам в чатах. Если информация понадобится, вам придётся потратить много времени на поиск. Поэтому единственно нормальное место для отчётов – в описании задачи.
Комментировать работу подчинённого важно и нужно, обратная связь должна быть.
Поэтому комментировать нужно тогда когда руководитель это чувствует.
Поэтому комментировать нужно тогда когда руководитель это чувствует.
Если отчет содержит много текста, изображений и файлов, поручите создавать его в редакторе AGM.
Чтобы завершить задачу, необходимо нажать «завершить» в результатах и ставить комментарий.
В описании задачи есть кнопка «Сохранить в инфо». Если её нажать, вся информация по задаче будет скопирована и сохранена в разделе «Инфо» в указанном вами месте.
Контроль исполнения поручений
Контроль это сравнение фактических показателей с планируемыми. Сначала подчинённый планирует действия по задаче, далее выполняет свою работу и отражает достигнутые результаты. Вы сравниваете результаты с тем, что он собирался делать. Именно этот процесс называется контролем.
В описании каждой задачи фиксируется общий срок работы по этой задаче.
Чтобы контролировать несколько важных поручений, можно отметить их жёлтыми флажками.
После входа в список задач подчиненного они будут бросаться в глаза.
После входа в список задач подчиненного они будут бросаться в глаза.
Может так случится, что подчинённый достаточно фривольно выполняет поручение руководителя. В таком случае руководитель может взять эту задачу на контроль. Чтобы это сделать, необходимо навести на точку перед названием задачи и выпадающую меню выбрать «взять на контроль». Такая задача получит метку красного цвета. Подчиненный будет видеть, что эта задача теперь на контроле у руководителя. У руководителя такие задачи видны в специальной папке «Задачи на контроле».
Если руководитель недоволен работой подчинённого, он может нажать кнопку «оценить» в результатах, выставить низкую оценку и прокомментировать её.
Если руководитель, наоборот, крайне доволен работой подчинённого, он может нажать кнопку «оценить» в результатах выставить высокую оценку и похвалить подчинённого.
Руководитель может забрать эту задачу себе или передать её другому подчинённому.
Да, могут. Каждый руководитель видит в AGM не только прямых, но и опосредованных подчинённых, а также имеет полный доступ ко всей рабочей информации. Выбрав опосредованного подчинённого, руководитель может открыть любую задачу, оставить комментарий, изменить сроки и т.п.
Уведомления подчиненных
Если подчинённый создал задачу, добавил результат, прислал запрос на согласование или заверши задачу – таких случаях конверт уведомления на задаче увидит руководитель.
Полностью красный конверт.
Серый конверт означает что подчинённый не открывал описание задачи и еще не ознакомился с комментарием, который оставил руководитель.