Проблема неформализованных договоренностей
Подчиненные далеко не всегда помнят данные обещания и честно их выполняют.

Зачем нужны соглашения?
Если соглашения не были подписаны, подчиненный может безнаказанно проигнорировать данные им обещания. Формализованные и скрепленные подписью обещания обладают юридической силой. В случае разногласий вы можете «ткнуть носом» подчиненного в документы или подать на него в суд.

Verba volant, scripta manent
Слова улетают, написанное остается (латынь).

Подписывать дополнительные соглашения с подчиненным?
Чтобы избежать разночтений и защититься, стремитесь формализовать и документировать под подпись все существенные договоренности. Как говорится, стремясь к миру будь готов к войне.

Какова роль юристов в подписании соглашений?
Тезисы, важные моменты и пункты соглашений должны определять руководители. Задача юристов заключается только в том, чтобы контракт или соглашение имели юридически верный вид.

Какова роль кадровой службы в хранении соглашений?
Одна из задач кадровой службы — архивировать соглашения с работниками и поддерживать в них порядок. Кадровую службу не беспокоит содержание соглашений. Этот вопрос относится к компетенции руководителей.

Почему руководителям не стоит полагаться на кадровую службу?
В большинстве организаций кадровая служба немногочисленна. В среднем это 1 кадровик на 50 –100 работников.
Вам будет гораздо удобнее, если все соглашения с подчиненными вы сканируете и приложите в разделе «Соглашения». Доступ к соглашениям у вас будет в любой момент времени. Если кадровики запутаются в документах или что-то утеряют, на вас это никак не скажется.

Зачем указывать сроки действия соглашений?
Вы получите уведомление за месяц до окончания срока и сможете своевременно продлить соглашения.

Что делать после продления соглашений?
Снова приложите скан-копии новых документов в этом разделе и укажите новые сроки.

В чем проблема руководителя с хранением соглашений?
Периодически руководителю приходится пересматривать соглашения с подчиненным. Некоторые необходимо продлевать, некоторые необходимо дополнять. Иногда необходимо подписать дополнительные соглашения. Работать над изменениями и дополнениями вам будет гораздо проще, если сохраните у себя один комплект соглашений с каждым подчиненным. Подчиненному также будет гораздо удобнее, если у него есть папка для хранения всех своих соглашений.

Что делать с бумажными соглашениями?
Все соглашения с подчиненными подписывайте в 3-х экземплярах.
Первый комплект соглашений вложите в красную папку. Его вы передаете подчиненному.
Второй комплект соглашений вложите в черную папку. Его вы оставляете у себя.
Третий комплект документов передайте в кадровую службу.
Если вы будете продлевать или заново подписывать соглашения, их следует делать в трех экземплярах и сохранять аналогичным образом. Цель ваших действий: поддерживать порядок в соглашениях и иметь возможность быстрого доступа без обращения в кадровую службу.

Как использовать соглашения в работе?
Договоритесь «на берегу» и требуйте выполнять закрепленные в соглашениях обещания. При наличии грамотно сформулированных соглашений вы всегда сможете напомнить подчиненному, что он вам обещал. Подобный подход достаточно продуктивен. При необходимости используйте документы, чтобы защитить свои интересы через суд.