Соглашения
Проблема неформализованных договоренностей
Подчиненные далеко не всегда помнят данные обещания и честно их выполняют.
Зачем нужны соглашения?
Если соглашения не были подписаны, подчиненный может безнаказанно проигнорировать данные им обещания. Формализованные и скрепленные подписью обещания обладают юридической силой. В случае разногласий вы можете «ткнуть носом» подчиненного в документы или подать на него в суд.
Verba volant, scripta manent
Слова улетают, написанное остается (латынь).
Подписывать дополнительные соглашения с подчиненным?
Чтобы избежать разночтений и защититься, стремитесь формализовать и документировать под подпись все существенные договоренности. Как говорится, стремясь к миру будь готов к войне.
Какова роль юристов в подписании соглашений?
Тезисы, важные моменты и пункты соглашений должны определять руководители. Задача юристов заключается только в том, чтобы контракт или соглашение имели юридически верный вид.
Какова роль кадровой службы в хранении соглашений?
Одна из задач кадровой службы — архивировать соглашения с работниками и поддерживать в них порядок. Кадровую службу не беспокоит содержание соглашений. Этот вопрос относится к компетенции руководителей.
Почему руководителям не стоит полагаться на кадровую службу?
В большинстве организаций кадровая служба немногочисленна. В среднем это 1 кадровик на 50 –100 работников.
Вам будет гораздо удобнее, если все соглашения с подчиненными вы сканируете и приложите в разделе «Соглашения». Доступ к соглашениям у вас будет в любой момент времени. Если кадровики запутаются в документах или что-то утеряют, на вас это никак не скажется.

Что делать?

Приложите скан-копии соглашений с каждым подчиненным в разделе «Соглашения». Укажите срок действия.

Зачем указывать сроки действия соглашений?
Вы получите уведомление за месяц до окончания срока и сможете своевременно продлить соглашения.
Что делать после продления соглашений?
Снова приложите скан-копии новых документов в этом разделе и укажите новые сроки.
В чем проблема руководителя с хранением соглашений?
Периодически руководителю приходится пересматривать соглашения с подчиненным. Некоторые необходимо продлевать, некоторые необходимо дополнять. Иногда необходимо подписать дополнительные соглашения. Работать над изменениями и дополнениями вам будет гораздо проще, если сохраните у себя один комплект соглашений с каждым подчиненным. Подчиненному также будет гораздо удобнее, если у него есть папка для хранения всех своих соглашений.

Как следует организовать хранение соглашений?

В момент приема на работу нового сотрудника имеет смысл заводить по две папки в отношении каждого подчиненного (черного и красного цвета). Их нужно подписать.

Что делать с бумажными соглашениями?
Все соглашения с подчиненными подписывайте в 3-х экземплярах.
Первый комплект соглашений вложите в красную папку. Его вы передаете подчиненному.
Второй комплект соглашений вложите в черную папку. Его вы оставляете у себя.
Третий комплект документов передайте в кадровую службу.
Если вы будете продлевать или заново подписывать соглашения, их следует делать в трех экземплярах и сохранять аналогичным образом. Цель ваших действий: поддерживать порядок в соглашениях и иметь возможность быстрого доступа без обращения в кадровую службу.
Как использовать соглашения в работе?
Договоритесь «на берегу» и требуйте выполнять закрепленные в соглашениях обещания. При наличии грамотно сформулированных соглашений вы всегда сможете напомнить подчиненному, что он вам обещал. Подобный подход достаточно продуктивен. При необходимости используйте документы, чтобы защитить свои интересы через суд.

Ваши выгоды

Скан–копии соглашений с подчиненными будут у вас под рукой.
Вы сможете видеть соглашения не только прямых, но и опосредованных подчиненных.
Вы получите уведомление об окончании срока соглашения.
У вас будет свой комплект соглашения с каждым из подчиненных.
Бегать в кадровую службу вам не придется.