У подчиненного могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели.

К долгосрочным целям относятся функции, регламенты и правила.

К среднесрочным целям относятся текущие цели.

К краткосрочным целям относятся поручения, проблемы и инициативы.

Формулируя функции, руководитель нацеливает подчиненного на выполнение некоторых важных постоянных задач.

Формулируя регламенты и правила, руководитель нацеливает подчиненного на то, как именнно следует выполнть работу и как себя вести.

Формулируя текущие цели, руководитель указывает подчиненному текущие приоритеты и акценты в работе.

Поручения — это цели, которые руководитель формулирует ежедневно.

Проблемы — это цели, которые возникают из–за неблагоприятных обстоятельств или ошибок подчиненных.

Инициативы — это цели, инициаторами которых должны быть подчиненные.

Ни у кого из подчиненных нет четкого представления о функциональных задачах. Про формально созданнную, валяющуюся в тумбочке, должностную инструкцию даже не вспоминайте.

Регламенты и правила в письменном виде руководители не создают. Никто из подчиненных не знает всех требований рукооводителя.

Четких текущих целей у подчиненных нет. Что и к какому сроку важно достить каждому подчиненному не помнит даже руководитель.

Учет поручений, проблем и инициатив никто не ведет. Руководители говорят, подчиненные кивают головой и ничего не записывают.

Детального и письменного планирования каждой цели ни у кого нет. Выполнение работы подчиненными происходит по принципу: «делаю, то что на ум взбрело».

Отчеты о результатах происходят только в устном виде. Историю работы по текущим целям, поручениям и проблемам никто из подчиненных не сохраняет.

У каждого подчиненного должны быть:
7–10 формализованных функциональных задач,
5–15 формализованных регламентов,
5–15 формализованных правил,
3 – 5 формализованных текущих целей,
5–30 формализованных поручений, проблем или инициатив (в месяц).

Посчитаем: минимум 25, максимум 75 целей. Очевидно, что подчиненный не сможет запомнить все эти цели и задачи, если они не записаны.

Если у руководителя семь подчиненных, то это более 200 целей, которые руководитель должен контролировать. Очевидно, что и руководитель не может удержать столько информациии в голове.

Именно поэтому и руководителям, и подчиненным следует использовать AGM. Все виды целей в AGM можно формализовать, хорошо организовать, довести до подчиненных и, благодаря этому, контролировать их работу.

В разделе «Функции» руководители могут формализовать функциональные задачи. Подчиненные будут видеть свои актуальные функциональные задачи. Руководители могут пересматривать функции и вносить изменения.

Вышестоящие руководители могут контролировать и сравнивать функции подчиненных. Для этого есть еще два подраздела: «Функции подчиненных» и «Сравнение функций».

В разделах «Регламенты» и «Правила» руководители могут формализовать регламенты и правила. Подчиненные будут видеть требования руководителя, которые должны выполнять.

Вышестоящие руководители могут контролировать, как подчиненые руководители управляют своими подчиненными посредством регламентов и правил.

Благодаря этим разделам будет наведен идеальный порядок в регламентах и правилах каждого подчиненного.

Чтобы руководитель мог сформулировать текущие цели, а подчиненный их видел, мы создали раздел «Цели».

Действия руководителя просты. Ему необходимо перейти в раздел, выбрать из списка функциональных задач самые важные и отметить их как «текущие цели».
При необходимости можно сформулировать дополнительные цели.

В описании целей руководитель может сформулировать свои требования и критерии достижения результата.

Целями руководителей могут быть функциональные задачи или проекты (длительные и важные задачи). Если руководитель хочет определить целью проект, его необходимо внести как цель в разделе «Цели».

При наличии целей руководители смогут планировать свои действия по целям письменно и фиксировать результаты работы.

Контролировать их работу вышестоящим руководителям будет легко.

Замена подчиненного руководителя при наличии AGM не является проблемой. Когда вся информация по целям зафиксирована в программе, передать ее новому руководителю не составит труда.

Для удобства директоров мы добавили подраздел «Стратанализ». В нем директор может зафиксировать результаты SWOT–анализа и сформулировать планируемые цели.

Если у вас в подчинении несколько директоров — поручите им провести и зафиксировать результаты SWOT-анализа в этом разделе.

Поручения, это основной тип задач, которые выполняют подчиненные.

Многие руководители отдают поручения устно, не требуют от подчиненных записывать поручения и письменно планировать будущие действия.

Если руководитель не ведет учет отданных поручений, то подчиненные могут «умело забывать» и делать вид, что поручений они не получали.

Если руководитель не определил срок, то подчиненные «имеют тенденцию» выполнять поручение неделю вместо одного дня.

Если от руководителя нет четкого требования планировать работу письменно – плана действий у подчиненного не будет.

Если нет четкого требования фиксировать и сохранять результаты работы, файлы и отчеты — истории работы не будет.

Если нет требования бюджетировать расходы и экономить деньги — будет потрачено больше, чем нужно.

Если вы не первый месяц работаете руководителем, то легко сами продолжите список ухищрений, которые могут выдумать подчиненные, чтобы облегчить свою жизнь. С этим легко бороться при помощи AGM.

Отдавая поручение, руководителю следует требовать от подчиненных фиксировать их в разделе «Задачи».

Каждому подчиненному следует указать, что:
— в описании задачи следует указать срок выполнения работы;
— письменно формулировать четкий план действий и планируемый бюджет;
— все важные моменты согласовывать;
— в процессе работы отражать достигнутые результаты и сохранять всю необходимую информацию в описании задачи.

Благодаря тому, что вся информция будет упорядочена, контролировать работу прямых или опосредованных подчиненных будет легко.

Вы спросите: а что делать с подчиненными, у которых нет рабочего компьютера?
Для таких специалистов мы реализовали мобильное приложение «Задачи». Подчиненные будут видеть все поручения руководителя на своем смартфоне сразу после того, как руководитель внес их в AGM.

Благодаря AGM, вы и подчиненные вам руководители сможете нацелить своих подчиненных на педантичное и качественное выполнение поручений.

Проблемы — это цели, которые возникают из–за неблагоприятных обстоятельств или ошибок подчиненных.

Подчиненные не любят проблемы. Не очень хочется сообщать руководителю о проблеме, которая возникла по твоей вине или проблеме, решение которой требует выполнения сложной и напряженной работы. Поэтому подчиненные проблемы скрывают.

Чтобы не попадать в ситуацию, когда починенные что–то скрывают, руководителю следует требовать быстро (в течение 2–х часов) детально фиксирвать и описывать проблему, план действий по устранению и т.д. в разделе «Задачи». В каждой задаче в AGM можно установить метку, что это проблема.

Такой подход позволит руководителю выделить все существенные проблемы и контролировать действия подчиненных по их устранению.

Требуйте от подчиненных проявлять инициативу, создавать определенное количество инициатив каждый месяц и фиксировать их в разделе «Задачи». Очевидно, что речь идет об инициативах, которые должны приближать подчиненного к достижению текущих целей. Или инициативах, связанных с постоянным улучшением и совершенствованием бизнес–процессов. Конечно, речь идет, в первую очередь о подчиненных руководителях. Но если подчиненный вам специалист работает за компьютером и имеет четко сформулированные цели, можете требовать создавать инициативы и от него.

В каждой задаче есть описание, в котором подчиненный должен планировать действия по задаче. Требуйте письменно планировать каждую задачу и контролируйте.

У каждой задачи должен быть указан четкий срок выполнения. Не стоит верить подчиненному, если тот начинает говорить что-то типа: « — не успел запланировать срок достижения результата». Это попытка манипуляции. Требуйте наличия четких сроков и контролируйте.

Приходя на работу, подчиненные приносят с собой не только свои навыки и знания, но и привычки. Если человек имеет привычку работать медленно — это плохо. Руководитель, а не подиненный определяет, какая скорость работы является нормой. Контролируйте скорость работы подчиненных и требуйте работать быстро.

Чтобы подчиненные не «финтили» и не передвигали ежедневно сроки по задачам, в описании задачи автоматически фиксируются все переносы срока. А если задача находится в работе более 60 дней, то количество дней с момента регистрации задачи становится видным в названии задачи.

Если вы применяете AGM, не позволяйте подчиненным отчитываться только устно.
Требуйте фиксировать все промежуточные результаты работы письменно. Укажите на необходимость прикладывать к задаче файты и отчеты. Поменьше слов, побольше формализованной и сохраненной информации.

Некоторые подчиненные ходят на встречу с руководителем с большой кипой бумаг в руках. Если увидите — не ведитесь. В 8 случаях из 10 вами манипулируют. Таким образом они пытаются создать у руководителя иллюзию загруженности работой. Смотрите на задачи, которые запланированы у подчиненного на день, а так же в целом, какие результаты реально достигнуты и что заплаанировано в ближайшем будущем. Вникайте в детали!

Даже если вы занимаетесь выполнением сложных проектов и используете специальные программные продукты для управления проектами типа JIRA, для контроля ключевых результатов ваших руководителей AGM вам все равно будет очень удобна. Для этого AGM есть два раздела: «Проекты» и «Таймлайн». В первом разделе удобно планировать. Во второмудобно контролировать сроки всех задач по проекту в целом.

Весьма проблемная ситуация возникает у руководителя, когда подчиненный ему руководитель или специалист покидает свою должность и уходит. Если увольнение происходит в состоянии конфликта, то это еще больше усугубляет ситуацию.

С AGM вы сможете легко заменить старого руководителя новым. Функциональные задачи, регламенты, правила, цели и задачи в AGM привязаны к должности. Если вы поменяли персону на должности, то вся информация сохранится и станет доступна его приемнику.

Вы сэкономите большое количество времени и нервов таких ситуациях, если будете заставлять своих подчиненных отражать свою работу по целям и задачам в AGM.

Определите и формализуйте цели всех подчиненных руководителей и специалистов в AGM.

Контролируйте достижение целей подчиненными.

Контролируйте все поручения, инициативы и проблемы.

Сохраняйте историю работы.

Легко передавайте дела при увольнении руководителей.

AGM— это специальная информационная система, которая поможет в достижении ваших целей.