Вы должны различать два основных метода управления: бесструктурный и структурный.

Бесструктурный метод основан на управлении посредством передачи информации на словах (вербально). Этот метод подходит для того, чтобы быстро направить действия людей в нужную сторону. Основной недостаток в том, что он не подходит для управления большой группой работников продолжительное время.

Если вы намерены эффективно управлять подчиненными, вам следует применять структурный метод управления.

Этот метод основан на распределении функций (постоянных задач) и ролей (специалист, руководитель, директор) между работниками, т.е. создания структуры.

1. Деление на группы
2. Назначение руководителей
3. Распределение ответственности
4. Единоначалие
5. Первичность структуры

Рассмотрим их подробнее.

Никто не сможет управлять 30 подчиненными одновременно. Поэтому работников принято делить на группы из 3 — 10 подчиненных.

Во главе каждой группы назначают руководителя. Всех руководителей можно условно разделить на четыре типа: младшие, средние, старшие руководители и директора. Младшие руководители управляют линейными специалистами. Средние руководители управляют младшими руководителями. Старшие руководители упрааляют средними руководителями. Директора возглавляют организацию или выделенные самостоятельные подразделения, если это холдинг. В обязанности директоров входит определение главных целей организации или подразделения и управление старшими руководителями.

У каждой должности должна быть своя главная функция и сформулированы постоянные задачи (функции). Персона, занимающая должность, должна нести ответственность за их выполнение.

У каждого подчиненного должен быть только один непосредственный руководитель. Если у подчиненного несколько руководителей, их поручения подчиненному могут пересекаться и нормальной работы у подчиненного не будет.

Применяя термин «структура», мы всегда имеем в виду функциональную структуру. Структура — это должности и закрепленные за ними функции, а не персоны в «прямоугольниках» на изображении структуры. Структура первична, персоны вторичны.

Руководителю следует понять, сколько важных функций ему следует выделить в отдельные подчиненные должности. Далее необходимо проанализировать объем этих функций и проектировать следующий уровень функций и должностей.

При создании структуры руководитель должен учитывать два момента: с одной стороны не упустить ни одной важной функции, с другой стороны не допускать расходов на лишние должности.

В наше время происходит много изменений, которые влияют на процессы и цели Организации. Очевидно, что руководителю необходимо периодически задавать себе вопрос: «эффективна ли моя структура?»

Необходимо создавать новые должности, если объем работы вырос значительно.

Необходимо сокращать должности, если они утратили актуальность и бесполезны.

Необходимо экономить деньги и стремиться иметь минимальное возможное количество подчиненных.

Если цели и процессы изменились значительно, то необходимо провести ревизию структуры и выявить, какой она должна быть с учетом этих изменений.

Предполагаемые изменения в структуре руководитель должен согласовывать со своим руководителем. Необходимо формализовать структуру «как есть» и «как надо», сформулировать выгоды от внесения изменений и предоставить на согласование.

В меню «действия» структуры доступны возможные действия: создание новой долджности, переподчинение, сокращение, скрытие должности на время и т.п. важные и необходимые действия.

Нет информации
У кого какая функция? Кто кому подчиняется? Такие вопросы возникают. В AGM есть точная информация по каждой должности и каждому подразделению. Директор видит структуру Организации в целом.

Изменения не фиксируются
Со временем структура меняется, но изменения не фиксируются. Сколько точно должностей в подчиненнии в данный момент знают далеко не многие средние и старшие руководители. Если вы применяете AGM, отражать изменения легко и просто. Инофрмация доступна всем руководителям.

Лишние должности
Какие должности утратили смысл и их можно сократить? Попробуйте ответить на этот вопрос. С AGM hуководители смогут анализировать структуру и выявлять такие должности.

Раздувание штата
Некоторые руководители могут бездумно «раздувать» штат. Это распространенная проблема в больших организациях. Если применяеть AGM, подчиненные руководители не смогут бесконтрольно добавлять новые должности — это будет видно.

Фиктивные должности
Руководители могут создавать фиктивные должности, чтобы трудоустроить друга, любовницу или подставную персону, чтобы таким образом воровать деньги. С AGM можно быстро разбираться с такими моментами.

Слишком много или мало подчиненных
У руководителя может быть слишком много прямых подчиненных. Или ноборот, у руководителя только один подчиненный. Если вы управляете структурой в AGM, то сможете увидеть такие ситуации и быстро найти необходимое решение.

Смена персоны на должности руководителя.
Если структура подразделения находятся исключительно в голове ее руководителя и он надумает уйти, то своим уходом он сможет создать много проблем. Чтобы такого не происходило, следует сохранять информацию о структуре в AGM.

Сколько точно должностей в подчинении на текущий момент?
Какова структура подразделения?
Есть ли должности, которые следует сократить?
Каких должности необходимо добавить?
Какие подразделения имеет смысл объединить?
У каких руководителей слишком много прямых подчиненных?
Имеет ли смысл кого-либо переподчинить?
Есть ли в моем подразделении фиктивные должности?
Эффективна ли нынешняя структура подразделения?
Есть ли новые функции, которые необходимо внедрить?

«Доверяй, но проверяй» — формализуйте структуру и контролируйте ее состояние.

Не забывайте, что подчиненные руководители периодически уходят из Организации. В половине случаев конфликтно. Вы будете гораздо увереннее себя чувствовать, если информация о структуре подразделения регулярно фиксировалась в AGM.

AGM позволит сохранять информацию, контролировать структуру, управлять изменениями и не зависеть ни от одного подчиненного руководителя. Это серьезное преимущество.