Планирование задач

Почему важно планировать?
Планирование — это поиск оптимального пути достижения требуемого результата. Проанализировав ситуацию, возможности, требуемое время и ресурсы, принято фиксировать план действий на бумаге. Только после того, как план создан, можно приступать к его реализации. К сожалению, многие подчиненные не анализируют, не считают и не создают детального плана действий. Это приводит к печальным последствиям: сроки нарушены, деньги потрачены, результат достигнут наполовину... Чтобы такого не происходило, требуйте от подчиненных планировать и фиксировать план действий и расходов по каждой задаче в описании.
Где и как планировать задачу?
Слева в описании задачи находится блок планирования. Именно в нем следует описывать обстоятельства задачи, планировать действия и отражать необходимые ресурсы.
Зачем указывать тип задачи?
По сложности задачи можно условно разделить на три группы: действия, задачи, проблемы.
Действие — например: написать отчет. Это одношаговая задача.
Задача требует нескольких шагов (действий). Пример: провести ревизию склада.
Проблема — задача, которая возникает в силу сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Пример: выявить причину повреждения электропроводки и восстановить подачу электричества на склад.

Для каждого типа задач в AGM есть свой протокол планирования. Требуйте от подчиненных правильно указывать тип задачи и адекватно планировать задачи. Чтобы это сделать, подчиненному необходимо нажать на «Д» в левой серой области. Если подчиненный ошибся, вы всегда можете сами изменить тип задачи.
Как планировать действие?
Определите срок. Запланируйте, что необходимо сделать. Вы можете приложить файлы и URL-ссылки.
Как планировать задачу?
  • Выберите протокол «задача». Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Укажите критерии достижения результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
Как планировать решение проблемы?
  • Выберите протокол «проблема». Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Сформулируйте проблемную ситуацию и вашу проблему. Укажите критерии целевого результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
Как приложить файл в задачу?
Просто перетяните файл мышкой с рабочего стола на нужный блок в планировании или в комментарии.
Как скрыть отложенные на будущее задачи?
Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной. Отложенные задачи можно скрыть. Для этого нажмите фильтр «Отложенные показаны» и выберите «Скрывать отложенные».
Что такое потенциальный исполнитель по задаче?
Если задача еще полностью не оформлена, но вы знаете будущего исполнителя, укажите его рядом с названием задачи. Такие метки позволят лучше ориентироваться в задачах, которые находятся в стадии планирования.
Обратите внимание: исполнителем по этой задаче остаетесь вы, подчиненный не видит эту задачу.
Подчиненный должен согласовывать свои планы?
На наш взгляд, если поручение требует много времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать свой план действий и бюджет будущих расходов с вами. Как говорится: доверяй, но проверяй.
Как подчиненный может прислать задачу на согласование?
Подчиненный может нажать «Согласовать» и сформулировать свой запрос.
Как вы увидите запрос подчиненного на согласование?
Вы получите уведомление. Запрос будет виден в ленте с результатами.
Вы сможете согласовать запрос или отклонить текущий план и отправить подчиненного на доработку.
Как подчиненный видит отправленный им запрос?
В результатах задачи остается запись о запросе.
Как оставлять комментарии к задачам?
Блок «результаты» — это чат, который встроен в каждую задачу. Оставляйте комментарий, прикладывайте файлы и url-ссылки. Подчиненный немедленно получит уведомление.