Задачи

Поручения
В чем проблема?
Если давать всего по три поручения каждую неделю, то в случае, когда у вас пять подчиненных, получится 60 поручений в месяц. Удержать в голове такое количество информации проблематично. Подчиненные наверняка будут игнорировать сроки, не будут планировать работу и даже могут «забывать» некоторые из поручений, если у вас не организован их учет. Наоборот, если у вас есть информационная платформа, где фиксируются все задачи, целевые сроки, планы действий и достигнутые результаты — детально контролировать их работу вам не составит труда.
Как организовать учет и контроль поручений?
Обяжите подчиненных фиксировать все ваши поручения, проблемы и инициативы в разделе «Задачи». Так вы ничего не упустите и сможете контролировать результаты работы.
Как фиксировать поручения в разделе «Задачи»?
Наведите на «+», выберите «Задача». Назовите задачу, укажите исполнителя и требуемый срок исполнения. Выберите цель подчиненного, к которой будет привязана эта задача в его списке. Укажите необходимые детали в описании, сохраните. Подчиненный получит уведомление, и увидит поручение в AGM. Аналогичным образом зарегистрировать поручение может и подчиненный.
Как добавить поручение прямо в списке задач?
Выберите подчиненного и перейдите к его списку задач. Нажмите на «+» в меню из точки перед названием цели.
Назовите задачу, укажите исполнителя и требуемый срок исполнения. Укажите необходимые детали в описании и сохраните. Подчиненный получит ваше поручение в AGM.
Как открыть описание задачи?
Наведите курсор на задачу и нажмите на одну из двух стрелок, которые становятся видны при наведении.
Как планировать и отражать результаты?
Слева подчиненному следует отражать обстоятельства и план действий. Справа можно фиксировать достигнутые результаты.
Как следует работать с подчиненными?
Требуйте от подчиненных планировать срок исполнения, действия и требуемые ресурсы, фиксировать промежуточные результаты, и регулярно отчитываться о достигнутых результатах. Если подчиненные всячески выполнять эти требования — увольняйте, они не намерены работать.
Как изменить исполнителя?
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите нового исполнителя.
Как создать поручение нескольким подчиненным?
Нажмите на исполнителе в названии задачи и выберите несколько исполнителей. После сохранения поручение появится у каждого подчиненного.
Как создать копию задачи?
При необходимости вы можете создать копию задачи для другого подчиненного. Для этого выберите в выпадающем меню кому создать копию: «Копия себе» или «Копия персоне».
Как распечатать одну задачу?
Разверните описание, на правом поле нажмите «Печать задачи».
Как распечатать список задач?
Внизу раздела есть иконка «Распечатать».
Как вы можете использовать печать задачи?
Создайте план работы на день для подчиненного в одной задаче. Распечатайте его и доведите до подчиненного как задание под подпись. Такой прием очень дисциплинирует подчиненных. Если работа не выполнена, на этом же бланке составьте акт. Так вы сможете задокументировать плохую работу подчиненного. Если надумаете экстренно увольнять подчиненного, такая информация лишней не будет.
Планирование
Где и как планировать задачу?
Слева в описании задачи находится блок планирования. В нем следует описывать обстоятельства задачи, планировать действия и ресурсы. Делать это можете и вы, и подчиненный.
Зачем указывать тип задачи?
По сложности задачи делятся на действия, задачи, проблемы.
Действие — одно шаговая задача. Пример: написать отчет.
Задача, как правило, требует нескольких действий. Пример: провести ревизию автотранспорта.
Проблема — задача, которая возникает в силу сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Пример: выявить причину повреждения электропроводки и восстановить подачу электричества на склад.
Для каждого типа есть свой протокол планирования. Нажмите на «Д» в левой серой области и укажите тип задачи. Протокол изменится. Это позволит точнее планировать важные моменты.
Почему важно правильно определить тип задачи?
Подчиненные склонны упрощать свою работу. К задачам они относятся как к действиям, не создают детального плана и не планируют бюджет расходов. Возникающие проблемы они недооценивают и решают их поверхностно и иррационально. Чтобы исключить ошибки при планировании, мы предлагаем подчиненным указывать тип задачи. Если подчиненный ошибся или схитрил, руководитель всегда может изменить тип и протокол задачи.
Как планировать действие?
Определите срок. Запланируйте, что необходимо сделать. Вы можете приложить файлы и URL-ссылки.
Как планировать задачу?
  • Выберите протокол «задача». Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Укажите критерии достижения результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
Как планировать решение проблемы?
  • Выберите протокол «проблема». Опишите важные обстоятельства.
  • Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Сформулируйте проблемную ситуацию и вашу проблему. Укажите критерии целевого результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
Как приложить файл в задачу?
Просто перетяните файл мышкой с рабочего стола на нужный блок в планировании или в комментарии.
Как развернуть приложенные изображения?
В описании задачи может быть приложено большое количество изображений. Чтобы быстро просмотреть все изображения — нажмите иконку «показать изображения» и разверните их для удобного просмотра.
Как скрыть отложенные на будущее задачи?
Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной. Отложенные задачи можно скрыть. Для этого нажмите фильтр «Отложенные показаны» и выберите «Скрывать отложенные».
Что такое потенциальный исполнитель по задаче?
Если задача еще полностью не оформлена, но вы знаете будущего исполнителя, то вы можете указать его рядом с названием задачи. Обратите внимание: исполнителем по этой задаче остаетесь вы. Подчиненный не видит эту задачу. Такие метки позволят вам лучше ориентироваться в задачах, которые находятся в стадии планирования.
Подчиненный должен согласовывать свои планы?
Решать вам. На наш взгляд, если поручение требует времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать созданный им план действий и бюджет с руководителем. Как говорится: доверяй, но проверяй.
Как подчиненный может прислать задачу на согласование?
Подчиненный может нажать «Согласовать» и сформулировать свой запрос.
Как вы увидите запрос подчиненного на согласование?
Вы получите уведомление. Запрос будет виден в ленте с результатами.
Вы сможете согласовать запрос или отклонить текущий план и отправить подчиненного на доработку.
Как подчиненный видит отправленный им запрос?
В результатах задачи остается запись о запросе.
Как оставлять комментарии к задачам?
Блок «результаты» — это чат, который встроен в каждую задачу. Оставляйте комментарий, прикладывайте файлы и url-ссылки. Подчиненный немедленно получит уведомление.
Результаты работы
Результаты работы важно фиксировать?
Требуйте от подчиненных регулярно отражать достигнутые результаты. Вы можете оставлять в результатах задачи свои комментарии. Чтобы приложить файл, его можно «перетянуть» мышкой на комментарий.
Зачем подчиненным создавать отчет о результатах в виде документа AGM?
В некоторых случаях отчет подчиненного может содержать в себе не только текст или изображения, но и много различных файлов. Обычно такие отчеты отправляют по почте, а файлы прикладывают к письму. Такое предоставление информации крайне неудобно для просмотра. Редактор AGM решает эту проблему. Он позволяет прикладывать любые виды файлов прямо в тексте документа. Пересылать пачку файлов по почте нет необходимости. Просто поручите подчиненным создавать отчеты и рабочие записки используя редактор AGM. Такие отчеты будут приложены прямо в задаче, т.е. будут находиться именно в том месте, где они должны и быть.
Как создать отчет в виде документа AGM?
Нужно нажать иконку создания документа AGM из результатов задачи. После сохранения отчет будет автоматически приложен к результату.
Как завершать выполненную задачу?
Нажмите «завершить». Не забывайте комментировать свои действия и требуйте то же самое от подчиненного.
Подчиненный может поставить самооценку по задаче?
При завершении работы по задачам AGM предлагает подчиненному оценить свою работу. Это позволяет руководителю понимать, что думает подчиненный о своей работе.
Как выглядят завершенные задачи?
Задачи в работе имеют черный цвет. Завершенные задачи имеют серый цвет. 
Завершать или удалять выполненные задачи?
Если велась реальная работа, задачу следует завершать, а не удалять. Информационный след о работе должен сохраняться. Информация может понадобиться.
Как восстановить удаленную задачу?
Нажмите «Удаленные», перейдите к списку удаленных задач. Выберите свою задачу и восстановите ее.
Контроль
Как контролировать работу подчиненного по задаче?
Действия подчиненного должны соответствовать разработанному плану. Не может быть такого, что запланировал одно, а делает совершенно другое. Требуйте вносить достигнутые результаты — «информационный след» должен оставаться. Файлы, фото и видеоотчеты подчиненный также должен прикладывать прямо в результатах.
Как выделять важные задачи?
Чтобы выделить в списке свою задачу или задачу подчиненного, установите флажок.
Подчиненный также может установить флажок по любой задаче. Каждый видит только свои флажки.
Что делать, если вы не доверяете подчиненному?
Если вы допускаете, что подчиненный может хитрить и манипулировать задачами, наведите на точку перед названием задачи и выберите «Взять на контроль». Такая задача будет отмечена оранжевой точкой перед названием. Подчиненный не сможет ее удалить.
Группа «на контроле» у руководителя?
Все задачи подчиненных, которые руководитель взял на контроль, видны у него в специальной группе «На контроле».
Сколько дней идет работа по задаче?
Чтобы руководитель мог контролировать период работы, в каждой задаче указан ее «возраст». Подчиненные могут многократно переносить срок. Имейте это ввиду.
Как отметить оценкой позитивную работу подчиненного по задаче?
Руководитель может оценить действия подчиненного по задаче. Если подчиненный работает ответственно и быстро, руководитель может выставить высокую оценку и показать подчиненному таким образом, что ценит его старания.
Как отмечать негативную работу подчиненного?
Если подчиненный работал дольше запланированного, небрежно или нерезультативно, то руководитель может выставить низкую оценку и таким образом показать подчиненному, что недоволен его работой.
Как забрать задачу у подчиненного?
Если подчиненный не справляется с задачей, вы можете забрать ее себе. Чтобы забрать задачу у подчиненного, выберите в выпадающем меню «Забрать себе».
Почему в AGM нельзя поручить задачу коллеге или руководителю?
Главная цель руководителя в работе с задачами заключается в том, чтобы формализовать ответственность подчиненных за выполнение задач. Ответственность передать НЕЛЬЗЯ.
Какие права имеют вышестоящие руководители?
Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных. Как следствие, они так же, как и непосредственные руководители, могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах. Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, то уведомление по задаче получит и исполнитель, и его непосредственный руководитель.
Как контролировать подчиненного руководителя?
Выберите в структуре подчиненного руководителя — вам будут доступны для просмотра все его задачи.
Выберите в структуре подчиненных этого руководителя, и вам будут доступны для просмотра все задачи этих подчиненных. Анализируйте, делайте выводы. Благодаря AGM вся информация у вас «под рукой» и в упорядоченном виде. Если информации нет — разбирайтесь, почему ее там нет.
Как контролировать задачи опосредованных подчиненных?
Выберите в структуре опосредованного подчиненного. В разделе задачи вам будут доступны для контроля все задачи этого подчиненного.
Что произойдет при смене подчиненного на должности?
Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику. Абсолютно вся информация сохранится. Фраза «передать дела» обретает живой и нормальный смысл.
Фильтр «Показаны задачи»
Нажмите «Показаны все задачи» и выберите нужный вам фильтр просмотра задач.
Фильтр показа вложенности задач
«Показаны: 1 2 3 4» — выберите «глубину» показа задач.
Фильтр «Завершенные задачи»
«Завершенные задачи» — выберите фильтр для просмотра завершенных задач.
Фильтр «Отложенные»
«Отложенные показаны» — выберите фильтр для показа или скрытия отложенных задач.
Фильтр «Удаленные»
«Удаленные» — выберите, чтобы посмотреть или восстановить удаленные задачи.
Привязка и группировка задач
Что такое привязка задачи?
Задачи всегда имеют привязку к цели, либо к одной из вышестоящих задач. Комбинация целей и задач называется деревом задач. Чтобы привязать задачу от одной цели к другой, просто перетащите ее мышкой.
Как лучше группировать задачи?
Если задач много, и они внесены единым списком, то по ним будет не очень удобно работать. Лучше создавать задачи–проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком. Чтобы изменить место задачи, просто перетяните ее в нужное место.
Как манипулировать задачами посредством клавиатуры?
Для манипуляции задачами вы можете использовать некоторые сочетания клавиш.
Что такое двойная привязка задачи и чем она удобна руководителю?
Некоторые задачи, которые выполняют ваши подчиненные, могут быть частью и вашего списка задач. Вы можете привязать задачу подчиненного к своей задаче или цели. В выпадающем меню выберите «Привязать у себя». Задача станет видна и вашем списке задач — это удобно. Привязанная задача в списке у подчиненного получит знак «молнии». По этой эмблеме подчиненный увидит, что эта задача имеет для вас важное значение.
Когда и зачем стоит сохранять задачу в архиве?
Если задача содержит информацию, которую вы хотите использовать в дальнейшем, то имеет смысл сохранить эту задачу в архиве файлов. В правой серой области при открытом описании задачи расположена кнопка «Сохранить в архив». Нажмите на нее, и задача сохранится в архиве в виде документа AGM.
Уведомления и напоминания
Зачем устанавливать напоминание по задаче?
Свои следующие действия по задаче необходимо планировать. Укажите «дату» очередных действий и вы получите уведомление.
Как выглядит уведомления у руководителя после действий подчиненного?
Если подчиненный создал новую задачу, зафиксировал новый результат, прислал задачу на согласование или завершил ее — руководитель получит уведомление. Можно нажать на иконке уведомления и удалить её.
Какие автоматические уведомления могут быть?
Автоматические уведомления появляются при наступлении даты напоминания, старта или срока по задаче.
Что означает молния перед задачей?
Иконка молнии показывает, что эта задача подчиненного привязана к какой-то задаче руководителя, важна и видна в его списке задач тоже.
Что означает желтая точка перед задачей?
Подчиненный видя желтую точку перед задачей должен понимать: эта задача находится на особом контроле у руководителя.
Какое уведомление получит подчиненный, если руководитель оставил комментарий или внес изменения в задаче?
Если руководитель добавил задачу, внес изменения или оставил комментарий — подчиненный немедленно это увидит по красному конверту в списке задач.
Как подчиненный узнает о срочном комментарии от руководителя?
Если руководитель внес изменения, создал новую задачу подчиненному, оставил комментарий, ответил на запрос согласования или завершил ее — подчиненный получит об этом уведомление.
Руководитель видит действия подчиненного?
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то руководитель видит это по серым конвертам. Эти конверты исчезают, как только подчиненный зашел в описание задачи и ознакомился.
Проблемы
Как подчиненные решают проблемы?
Проблема, это задача, которая внезапно возникает по вине подчиненных или по причине внезапных обстоятельств. Важно понимать, что есть два основных способа решения проблем. Первый способ выглядит так: локализовать проблему, сделав минимум усилий. Второй способ: нормальным образом разобраться в обстоятельствах, причинах и выполнить необходимые действия чтобы качественно устранить проблему. Большинство подчиненных стремиться выбирать первый способ и часто решают проблему в тайне от руководителя. И это плохо.
Что делать?
Чтобы не попадать в ситуацию, когда починенные скрывают проблему или выбирают самое быстрое решение, требуйте немедленно сообщать вам о возникновении проблемы и фиксировать ее в разделе «Задачи», как проблему.
Что должен делать подчиненный?
  • Создать задачу и выбрать протокол «проблема».
  • Описать обстоятельства проблемной ситуации.
  • Приложить файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Проанализировать ситуацию и сформулировать истинную проблему.
  • Сформулировать цель действий по решению проблемы.
  • Определить и формализовать эффективный план действий и необходимые ресурсы.
  • Согласовать план с вами.
Инициативы
Подчиненные должны проявлять инициативу?
Подчиненные должны проявлять инициативу и генерировать задачи самостоятельно в рамках своих функций и целей. Подчиненные часто этого не понимают. Многие из них работают по принципу «солдат спит, служба идет».
Это ненормально. Подчиненные должны проявлять инициативу и приносить пользу руководителю и Организации.
Что делать?
Руководителю (вам) стоит требовать от каждого подчиненного создавать определенное количество инициатив каждую неделю. Очевидно, что речь идет об инициативах, которые должны приближать подчиненного к достижению его целей. Или инициативах, связанных с постоянным улучшением и совершенствованием бизнес–процессов и операций. Вам следует нацелить подчиненного и далее контролировать наличие и важность этих инициатив.
Проекты
Что важно при реализации проектов?

Проекты — это мега-задачи, которые включают в себя множество задач и действий. В работе по проекту есть два важных этапа: планирование и контроль выполнения. Чтобы эффективно планировать и контролировать ход работ по проекту, вам необходимо умно организовать рабочую информацию. Если информация не фиксируется и вы полагаетесь только на устные доклады подчиненного — это большая проблема. Ввести вас в заблуждение и приукрасить состояние дел подчиненному будет очень легко.

Что делать?

Используйте AGM для организации и учета всех задач по проекту. Поручите подчиненному формализовать проект в разделе «Задачи». Планируйте и контролируйте как проект в целом, так и каждую задачу в деталях.

Чем удобно представление «Проекты»?
Используйте представление «Проекты» для планирования задач по проекту. Здесь вы можете анализировать все задачи по проекту изолированно от других целей и планировать новые задачи.
Чем удобно представление «Таймлайн»?
В этом представлении вы видите те же задачи, только в другом виде: сроки по задачам отражены на временной шкале. Используйте это представление, чтобы контролировать выполнение задач во времени.

Что делать

1
Требуйте регистрировать все ваши поручения, возникающие проблемы и инициативы.
2
Требуйте фиксировать срок достижения результата.
3
Требуйте письменно планировать будущие действия и необходимые ресурсы.
4
Требуйте регулярно отчитываться о ходе работы.
5
Контролируйте работу всех подчиненных по всем вашим поручениям и задачам.
6
Контролируйте ход работы по проектам.

Ваши выгоды

Подчиненные смогут организовать свою работу по всем задачам.
Вы будете понимать, какие задачи выполняет каждый подчиненный.
Вновь назначенный руководитель сможет быстро ознакомиться с текущими задачами каждого подчиненного.
При увольнении подчиненного руководителя вам будет проще передать дела новому руководителю, если все задачи его подчиненных были формализованы в AGM.
Руководители могут контролировать, какие задачи выполняют опосредованные подчиненные.
Далее →