Поручения

AGM help center

Поручения

Все ваши поручения должны быть записаны и запланированы подчиненным.

Хотите знать главные причины плохого выполнения подчиненными ваших поручений?

Вы позволяете подчиненным не записывать и носить в «голове» ваши поручения.

Подчиненые не планируют действия, сроки и требуемые ресурсы.

Длительность работы по каждой задаче подчиненные скрывают,
достигнутые результаты не фиксируют.

Как следствие, многие поручения выполнены «абы как»,
ресурсы потрачены бессмысленно, сроки превышены, никакого «информационного следа» о работе по задаче не остается, разобраться в причинах трудно, передать задачи другому подчиненному проблематично, при конфликте с подчиненным вы находитесь в зависимом положении.

Правильное решение: доведите до подчиненных требование регистрировать все ваши поручения и рабочие задачи в разделе «Задачи». Требуйте, чтобы подчиненные планировали действия и сроки, а также отчитывались о достигнутых результатах.

Все поручения и задачи подчиненные должны фиксировать в разделе «Задачи».

Название задачи
У задачи есть название, исполнитель, срок исполнения, старт и дата очередного действия.

Описание задачи
Чтобы его открыть, наведите курсором на задачу и нажмите на любую из указанных стрелок.

В описании есть два блока: планирование и результаты.

Как быстро создать задачу
Можно навести на точку-меню в названии наиболее подходящей по смыслу
цели или задачи и создать задачу или подзадачу.

Или нажать в верхнем меню на «+», выбрать «Задача», и зафиксировать задачу.

Нажать на «+» возле задачи и зафиксировать новую задачу снизу.

Что делать:

1

Требуйте фиксировать ваши поручения.

2

Сами вносите поручения подчиненным. Доводите поручения через AGM.

3

Контролируйте планирование и выполнение поручений. Когда все поручения записаны, контролировать состояние дел очень просто.

4

Если подчиненный не справляется, передайте задачу
другому подчиненному. Благодаря AGM вся информация по задаче
сохранится и «переедет» к новому исполнителю.

Важно понимать

Работники, которые выполняют рутинную работу и не используют компьютер, не должны вносить задачи — это бессмысленно. Сами решите, кому из ваших подчиненных не нужно фиксировать задачи в программе.

Ваши выгоды

Подчиненные смогут организовать свою работу по поручениям.

Вы будете понимать, какие задачи выполняет каждый подчиненный.

Вновь назначенный руководитель сможет быстро ознакомиться с текущими задачами каждого подчиненного.

При увольнении подчиненного руководителя вам будет гораздо проще передать дела новому руководителю, если все задачи его подчиненных до этого были формализованы в AGM.

Руководители смогут контролировать, какие задачи выполняют опосредованные подчиненные.

Важные моменты в задачах

Требуйте все задачи записывать,
по каждой задаче планировать срок исполнения, действия и требуемые ресурсы,
фиксировать промежуточные результаты,
по каждой задаче отчитываться.

Если подчиненные систематически избегают формализации и планирования задач — увольняйте, это «пассажиры», которые не намерены работать.

Нажмите на исполнителе и выберите в списке нового исполнителя.

Создайте задачу и определите исполнителей в выпадающем меню. После публикации эта задача появится у всех указанных вами исполнителей.

Вы можете создать копию уже существующей задачи для другого подчиненного.
Выберите в выпадающем меню «Копия себе» или «Копия персоне».

Нажмите на стрелку вверх или на свободное место серой области.

Разверните описание задачи, нажмите «Печать задачи».

В разделе «Задачи» внизу есть иконка «Распечатать». Если нажать ее, то вы увидите список доступных опций. Выберите то, что вам необходимо.

Создайте план работы на день для подчиненного в одной задаче. Распечатайте его.
Под подпись на нижнем поле бланка доведите до подчиненного как производственное задание на день — это дисциплинирует подчиненных.
Если подчиненный не выполнил работу, вы можете указать это на этом же бланке и составить акт. Таким образом вы можете документировать плохую работу подчиненного. Иногда это необходимо.

Планирование задачи

В «Планировании» следует описывать обстоятельства задачи, планировать действия и ресурсы. Делать это может как подчиненный, так и руководитель.

По сложности задачи делятся на действия, простые задачи, сложные задачи и проблемы.
Действие — одношаговая задача. Пример: написать отчет.
Простая задача — задача в несколько действий. Пример: подготовить презентацию продукта или доставить груз.
Сложная задача — задача, которая состоит из нескольких подзадач и выполняется длительное время.
Проблема — задача, которая возникает в силу негативно сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Нажмите на «Д» в левом области и укажите сложность вашей задачи — протокол задачи изменится.

Подчиненные любят все упрощать.
Простую задачу они считают действием и не продумывают план.
Сложную задачу они считают простой задачей, не создают детального плана и не планируют бюджет расходов.
Возникающие проблемы они недооценивают и часто решают их нерационально.
Чтобы исключить ошибки подчиненных при планировании, в AGM мы предлагаем выбирать протокол в каждой задаче.
Если подчиненный ошибся с определением типа задачи, руководитель всегда может изменить протокол.
При изменении протокола от более сложного к простому информация скрывается, но не теряется.

Определите срок и запланируйте, что необходимо сделать. Вы можете приложить файлы, изображения, ссылки.
Чтобы приложить файл, его можно перетянуть мышкой на нужный текстовый блок в описании или результатах.

Выберите протокол «простая задача».
Опишите важные обстоятельства. Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
Составьте подробный план действий.

Выберите протокол «сложная задача».
Опишите важные обстоятельства. Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
Укажите критерии результата.
Составьте подробный список действий или подзадач по задаче.
Запланируйте необходимые ресурсы.
На основании вашего плана действий вы можете создавать отдельные подзадачи.
Согласуйте план с руководителем.

Чтобы приложить файл, его можно «перетянуть» мышкой с рабочего стола на нужный блок в «планировании».

В описании задачи может быть приложено большое количество изображений. Чтобы быстро просмотреть все изображения — нажмите иконку «показать изображения» и разверните их для удобного просмотра.

Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной. Отложенные задачи можно скрыть. Для этого выберите фильтр «Скрывать отложенные».

Согласование задачи с руководителем

Если поручение требует времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать созданный им план действий и планируемый бюджет с руководителем.

После создания и планирования вашего поручения подчиненный может или должен (как вы решите) отправить ее вам для согласования.

В задаче появится уведомление и будет виден запрос.

В результатах будет видна такая запись.

Блок «результаты» — это чат, который встроен в каждую задачу. Открывайте описание задачи и оставляйте комментарий, прикладывайте файлы и url-ссылки. Подчиненный немедленно получит уведомление о вашем комментарии.

Результаты работы

В результатах подчиненному необходимо отражать достигнутые результаты. Руководитель может оставлять там свои комментарии.

Чтобы приложить файл, его можно «перетянуть» мышкой с рабочего стола на новый результат или комментарий.

Нажать иконку для создания документа AGM и создать его при помощи редактора AGM. После сохранения отчет будет приложен к результату автоматически.

Встроенный в AGM редактор позволяет быстро и легко создавать рабочие отчеты. Вы можете открыть бланк документа, написать текст, приложить фото, видео и какие угодно файлы. Все это будет сохранено как единый документ. Это удобнее, чем пересылать группу файлов по отдельности.

Все документы AGM имеют расширение .agm
При необходимости вы можете перетащить мышкой этот документ в другой блок задачи, переслать его по почте, в чат или сохранить в архиве.
Чтобы просмотреть или отредактировать файл, созданный в редакторе AGM, не нужно его скачивать на компьютер — просто кликните по файлу, и он перейдет в режим просмотра и редактирования.

Если подчиненный создал и приложил документ AGM в результатах, руководитель может мгновенно посмотреть этот документ.
Если руководитель отредактирует этот документ, будет создана и приложена к комментарию новая версия этого документа. Старая версия останется в результате подчиненного.

Необходимо нажать «завершить» задачу.

При завершении работы по задачам AGM предлагает подчиненному оценить свою работу. Это позволяет руководителю понимать, что думает подчиненный о своей работе.

Так вы сможете видеть, какие задачи уже завершены.

Если руководитель или подчиненный завершат задачу, то задача останется в списке задач и станет серого цвета. Вся информация по задаче будет доступна.
Если удалить задачу, то она будет удалена из списка и переедет в подраздел «Удаленные».
Если вы или подчиненный реально работали по задаче, то завершайте ее, «информационный след» о работе должен сохраняться.

Нажмите «Удаленные», перейдите к списку удаленных задач.
Выберите свою задачу и восстановите ее.

Контроль задач подчиненных

Действия подчиненного должны соответствовать разработанному плану.
Не может быть такого, что запланировал одно, а делает совершенно другое.
Требуйте вносить достигнутые результаты — «информационный след» должен оставаться.
Файлы, фото и видео-отчеты подчиненный также должен прикладывать прямо в результатах.

Если вы допускаете, что подчиненный может хитрить и манипулировать задачами, наведите на точку-меню перед названием задачи и выберите «Взять на контроль».

Установите флажок, чтобы выделить в списке свою задачу или задачу подчиненного.
Подчиненный также может установить флажок по любой задаче. Каждый видит только свои флажки.

Такая задача будет отмечена оранжевой точкой перед названием и подчиненный не сможет ее удалить.

Все задачи подчиненных, которые руководитель взял на контроль, видны у него в специальной группе «На контроле».

Подчиненные могут многократно переносить срок. Чтобы руководитель мог контролировать период работы, в каждой задаче указан ее «возраст».

Руководитель может оценить действия подчиненного по задаче.
Если подчиненный работает ответственно и быстро, руководитель может выставить высокую оценку и показать подчиненному таким образом, что ценит его старания.

Если подчиненный работал дольше запланированного, небрежно или нерезультативно, то руководитель может выставить низкую оценку и таким образом показать подчиненному, что недоволен его работой.

Если подчиненный не справляется с задачей, вы можете забрать ее себе. Чтобы забрать задачу у подчиненного, выберите в выпадающем меню «Забрать себе».

Главная цель — это формализовать ответственность подчиненных перед руководителем за выполнение рабочих задач. Ответственность передать НЕЛЬЗЯ. За свои задачи перед руководителем отвечаете именно вы и никто другой.
Если вы хотите вовлечь кого-либо в исполнение задачи, то вы можете через слэш (/) отметить (для себя) в названии задачи вовлеченного человека. Пример: «Отремонтировать трактор / Петров».

Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных.
Как следствие, они также, как и непосредственные руководители, могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах.
Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, то уведомление по задаче получит и исполнитель, и его непосредственный руководитель.

Выберите в структуре подчиненного руководителя — вам будут доступны для просмотра все его задачи.
Выберите в структуре подчиненных этого руководителя, и вам будут доступны для просмотра все задачи этих подчиненных.
Анализируйте, делайте выводы. Благодаря AGM вся информация у вас «под рукой» и в упорядоченном виде. Если информации нет — разбирайтесь, почему ее там нет.

Выберите в структуре опосредованного подчиненного. В разделе задачи вам будут доступны для контроля все задачи этого подчиненного.

Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику. Абсолютно вся информация сохранится. Фраза «передать дела» обретает живой и нормальный смысл.

Варианты просмотра задач

Нажмите «Показаны все задачи» и выберите нужный вам фильтр просмотра задач.

«Показаны: 1 2 3 4» — выберите «глубину» показа задач.

«Завершенные задачи» — выберите фильтр для просмотра завершенных задач.

«Отложенные показаны» — выберите фильтр для показа или скрытия отложенных задач.

«Удаленные» — выберите, чтобы посмотреть или восстановить удаленные задачи.

Привязка и группировка задач

Задачи всегда имеют привязку к цели, либо к одной из вышестоящих задач.
Комбинация целей и задач называется деревом задач.
Чтобы перепривязать задачу от одной цели к другой, просто перетащите ее мышкой.

Если задач очень много, и они внесены единым списком, то наверняка по ним будет не очень удобно работать.
Лучше создавать задачи-проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком.

Просто перетягивайте мышкой.

Используйте эти комбинации.

Некоторые задачи, которые выполняют ваши подчиненные, могут быть частью и вашего списка задач. Если хотите привязать задачу подчиненного к своей задаче или цели, выберите «Привязать у себя». После привязки задача станет видна не только в списке задач подчиненного, но и вашем списке в соответствии с местом ее привязки.

Привязанная задача у подчиненного в списке имеет знак «молнии».

Представьте, что задача содержит много важной информации, которую вы хотите использовать в дальнейшем.
Такую информацию имеет смысл сохранить в архиве. Там вы ее найдете быстрее, чем в списке задач.
В правой серой области при открытом описании задачи расположена кнопка «Сохранить в архив».
Нажмите на нее, и задача сохранится в архиве в виде документа AGM. Это очень удобно!

Уведомления и напоминания

Свои следующие действия по задаче необходимо планировать. Укажите «дату» своих очередных действий по задаче, и вы получите уведомление в этот день.

Если подчиненный создал новую задачу, зафиксировал новый результат, прислал задачу на согласование или завершил ее — руководитель получит уведомление.

Автоматические уведомления появляются при наступлении даты напоминания, старта или срока по задаче.

Иконка молнии показывает, что эта задача подчиненного привязана к какой-то задаче руководителя и видна у него в списке задач тоже.

Желтая точка перед названием задачи говорит о том, что эта задача на контроле у руководителя.

Если руководитель внес изменения, создал новую задачу подчиненному, оставил комментарий, ответил на запрос согласования или завершил ее — подчиненный получит об этом уведомление.

Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то руководитель видит это вот так.